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探索档案数字化管理现状和思考

发布时间: 2017-06-10    访问次数:    字体:【 】   
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盛丽娟

浒山街道办事处位于杭州湾南岸,慈溪市中西部,是慈溪市委、市政府所在地,也是政治、经济、文化、交通集居地。随着经济体制改革不断深入,浒山街道城区面积不断扩大,面貌逐步更新,地理环境更加优美。如上林坊新型商城的出现,步行街的逐渐形成,将为浒山街道增添一道亮黎的风景,这些新设的商城、步行街,都将记录在的档案之中,是档案不可缺少的组成一部分。我们的档案工作也象上林坊建设那样创新、努力,这就必须我们档案管理人员去探索,去研究。如何进行科学地创新和充分地开发数字化管理,最大限度地发挥其资源共享和快速利用效能,为社会主义现代化建设服务,是当今档案事业迎接信息时代挑战的突出问题。早在20006月,浒山街道综合档案室在街道党工委、办事处的重视下,并经过市档案局的指导、帮助,运用了超星光盘档案信息化管理软件系统,借用农办电脑,输入了二轮土地承包档案,进行二轮土地承包档案数字化管理。20018月,街道党工委,办事处给综合档案室配置了电脑,许裕龙镇长把自己办公用的激光打印机送给了档案室,通过四年多的电脑应用,目前已输入二十四年的文书档案案卷目录和卷内目录。输入文书档案目录、卷内目录、干部索引目录,离退休干部索引目录,二轮土地承包档案目录、印章档案、婚姻、城建、基建档案、特种载体档案等各门类档案数据100900多条,档案管理数字化建设占全市领先,档案工作管理得到了市局的肯定。2002年被评为宁波市档案服务创新工作先进集体。虽然取得了一些成绩,但对于全面运用超星系统进行档案管理,还存在着很多问题和不足。几年来,就我街道档案信息数字化管理现状,本人浅谈一些体会。

一、档案管理现状

1、浒山街道现存库量10477卷、其中文书档案4903卷、会计档案4077卷、二轮土地承包档案471档案、(农保、基建、特种裁体)档案1025卷。设立互相独立的专用库房7只,计300多平方,设计容量40年,并配备空调,去湿机,温湿度计,灭火器等器材,实现办公与库房分离。2001年以来新购置250只铁制档案箱进行升级的扩容。并配置了电脑、打印机等先进办公设备,档案管理硬件设施得到了大幅度改善。

22001年,浒山街道档案工作在街道党工委、办事处的直接领导重视下,在市档案局的关心指导下,运用超星档案管理软件先后创建了文书、二轮土地承包、基建、设备、婚姻、印章、干部索引、离(退)休、职工的索引等多种门类的档案案卷和卷内目录数据库,共输入各门类数据100900万条。,使我街道档案工作现代化管理发生了较大变化,为档案数字化管理奠定了扎实的基础,取得了一些成效。四年多来,我街道尚存二十四年的档案卷内目录和案卷目录全部采用打印字更换,修整,输入各类目录100900万条。同时,在查阅过程中运用电脑数据检索,大大速短了查找时间,明显提高了工作效益,并且通过档案数字化管理,使街道档案工作管理面貌逐年变化。2000年度评为宁波市农业、农村档案工作先进集体,2001年档案工作目标管理达省二级合格综合档案室标准。同年11月,被评为宁波市档案服务创新工作先进集体。 2002年再接再厉机关档案工作目标达省一级合格综合档案室标准。同年被评为宁波市档案服务创新工作先进集体,2003年度被评为宁波市(1999年至2003年)连续四年全市档案系统先进集体。

3、服务大众,为新农村建设提供有利依据。几年来,我街道以服务群众为宗旨,在认真做好档案管理工作同时,积极发挥档案作用,不断加大档案开发利用力度,先后组织人员编写了《浒山志》、《浒山镇画册》、《浒山广电志》、《浒山风情》等读物,详细记录了浒山的发展历程的面貌,为当地历史研究提供了珍贵的文献资料,同时也成为群众喜欢的读物。街道综合档案室还逐年编制大事记,年鉴,历史考证等资料,为各项工作开展提供服务。根据形势发展需要,街道综合档案以建房档案,婚姻档案为重点,为群众提供查询的复印等便民服务,受到群众广泛欢迎。

几年来,通过电脑调档,查阅各类资料,为扩大干部群众查阅档案3000多卷,接待查阅人数达2000多人次。帮助1000余名群众解决房屋产权认定,婚姻纠纷和经济纠纷等实际问题,有效地发挥了档案现代化建设中的作用,为社会经济秩序正常运行提供了一定的保障,实现了经济效益和社会效益的双丰收。

二、运用电脑数字化管理中存在的问题

1、超星软件不够科学,如电脑查阅婚姻档案后,缺少储存出生年月、身份证等内容,要找到一个人的出生年月,身份证号码等详细情况,还需借助原始婚姻档案来补充其内容,虽然街道已取消了婚姻登记,但乡镇还从事着婚姻登记办理工作,对工作的开展带来了很大的不便。希望能改进软件,方便工作。

2、综合档案室现有设备跟不上形势的发展,全面实施现代化达不到要求,如现用的电脑老化,查阅资料常常死机,打印机落后,打印档案封面需要用A3纸打印,这些设备无法应用,大多数资料还需手工操作,有待于设备的更新。

3、电脑应用技术水平不过关,专业水平不够,文化差距大,造成一些软件应用不到位,如电脑查找资料,检索查阅软件使用困难,修改应用报表技术不够,年报无法统计等实际问题存在。希望有关部门能组织统一的业务培训,电脑技术指导,提高广大档案工作者的业务水平。

                                                  
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