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浅议图书馆档案工作

发布时间: 2017-06-14    访问次数:    字体:【 】   
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图书馆档案是人们在图书馆各种活动中自然形成的,并为一定目的保存下来的,具有查考利用价值的各种不同载体的文件资料。它是图书馆各种活动的原始记录,记载了图书馆事业发展的史实。加强图书馆档案工作,不仅对图书馆自身发展,而且对繁荣和发展我国文化事业都有着重要的意义。近年来,图书馆档案工作取得了积极进展。

一、图书馆档案的作用
  档案之所以需要而且能够长期保存下来,是因为它具备特有的作用。董必武在《写给档案工作》一文中提出的“创业扩基,前轨可迹”,“察往知来,视兹故帙”,简单概括了档案工作的作用。就图书馆范围来讲,建立一套完整、系统的档案,是现代管理的需要,它能准确、生动地反映一个图书馆多年来的发展历程,但是图书馆档案的作用是潜在的、间接的,因而常常被忽视。
  1、图书馆档案是图书馆在科学管理和各项工作中充分借鉴以往经验的可靠依据。其长期积累的静态信息,具有原始性和较大的可靠性,成为管理者第一手的参考资料,有助于加强图书馆管理,为领导决策提供依据。
  2、图书馆档案可以作为图书馆各部门开展工作的依据和参考。业务档案中记载了各部门历年来开展各项工作的情况、成果、经验和教训,可以为图书馆建设提供查考和借鉴的资料。
  3、有助于编写图书馆简介,使新馆员了解图书馆的沿革,很快适应工作;使新读者了解图书馆的特色和服务设施,更好地利用图书馆。
  4、有助于建立健全岗位责任制,为年度考核、职称评定和工作总结提供可靠的参考资料,并为同行间业务交流和探讨提供参考。
  5、它不仅是上级部门考察图书馆工作业绩的可靠依据,也是国家对图书馆评估定级的重要依据。
  二、图书馆档案的归档内容
  目前图书馆档案一般可以分为综合和业务两大类,具体有文书类、业务类、人事类、设备类及其他。
  1、文书档案
  主要包括上级下发的党政材料,有关图书馆工作的会议记录、电话记录,图书情报委员会的工作材料、年度计划和总结,图书馆的发展规划、各种规章制度,上级领导来图书馆讲话的记录,内部问题的调查材料,工作日志、大事记等。
  2、业务档案
  它直接来源于图书馆本身,是在图书馆业务工作中形成的,并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料。主要包括本馆发展规划、计划、各项工作执行情况的报告、统计报表、总结;汇报材料、科研成果、工作研究的专题资料和论文、著作及其原件;各项反映图书馆工作情况的技术数据,包括历年经费变化、文献馆藏量、购书情况、借阅情况的相关数据等等。
  3、人事档案
  一是图书馆工作人员的档案,主要有:人员基本情况;组织机构设置及各组人员配备情况;人员变动情况;参加学习、培训、会议的情况及附带的会议资料、证书等,业务考核情况;考勤情况等。
  二是读者的档案,主要有:读者的姓名、年龄、职务等等。在网络环境下,这些个人数据更应妥善保管,以免侵犯读者的隐私权。
  4、设备档案
  包括图书馆的各种财产设备的登记及随仪器设备的文件;仪器设备在接收、引进、使用、维修和改进工作中新产生的文件材料等。
  5、其他
  主要包括:(1)图书馆建筑面积、图纸、照片及馆名的题字等;(2)图书馆举办各种活动的材料;(3)馆际协作协调活动的各种材料;(4)图书馆自编的学术刊物及内部交流资料等。
    
三、关于加强图书馆档案工作的几点思考
  目前,图书馆档案工作取得一定进展,但仍存在一些问题,还应注意以下几个方面:
  1、建立健全各种档案制度是做好档案工作的保证
  没有规矩,不成方圆,档案工作亦是如此。要建立健全各种档案制度。建立档案人员岗位责任制、整理归档制度、库房管理制度、保密保管制度、借阅制度、鉴定销毁制度,使档案管理有章可循.避免造成工作混乱。
  2、加强收集,按时交接,确保档案材料的完整性
  档案工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用。收集是起点、基础,也是档案工作的重要环节,所以一定要把好收集关。无论是上级下发的文件,还是本馆所形成的文件和活动资料,包括照片、录像等等均应及时加以收集。各部门兼职档案员要将本部门的资料收集齐全,经整理核对后,按时移交给专职档案员。这是档案管理的需要,也是档案管理人员的职责,防止和杜绝有价值的材料遗漏或丢失,确保档案材料的真实性和完整性。
  3、加强整理归档,严格规范管理
  有了收集的原始材料,怎样归档,这就需要档案人员在精通档案业务的前提下,按归档范围和归档时间进行整理,按归档要求和程序进行分类、立卷,卷内文件的整理、案卷目录的编制,按档案的价值确定保管期限,妥善保管,严格规范管理。
  4、保证一定经费,提供必要的设备
  图书馆普遍存在经费紧张问题,即使如此,对档案的必要投资还是必不可少的。需要有一定面积的房屋作存放档案柜的库房,还要配备照相机、摄像机、档案柜、温湿度计和必要的装订设备,有条件的还可在库房旁提供一间档案阅览室,供利用查阅。

5、提高图书馆工作人员对档案的认识

图书馆部分馆员对档案工作认识不够,他们认为图书馆只要做好基本的图书业务就可以了,档案工作无关紧要。其实,图书馆档案工作是维护图书馆历史面貌的重要工作,是提高图书馆工作效率和工作质量的必要条件。人们对档案的认识水平直接影响档案发挥作用的程度。因此,档案工作者要经常地宣传档案的作用,培养全馆职工的档案意识,有意识地协助档案人员收集和管理档案。

宁波市图书馆(永丰路135号) 87249247

                                                  
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