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推行档案电子化管理之思考

发布时间: 2017-02-13    访问次数:    字体:【 】   
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    随着信息化建设的不断推进,计算机普遍应用,原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代,由此产生了大量的电子档案。从文献的角度来看,这些电子档案记录了各个历史阶段的工作过程和结果,具有重要的历史价值。在电子档案应用的初期,我们常常还按老的档案管理模式,把电子档案打印成稿,以纸质资料的形式保存。而2005年4月1日《电子签名法》的正式实施,赋予了电子档案与纸质档案相同的法律地位,电子档案的应用以绝对优势压倒纸质档案,推进档案电子化管理成为必然趋势。本文结合我县财税系统的工作环境和特点,就推行档案电子化管理作一探讨。

     一、我县财税系统电子档案管理现状

    近年来,我县财税系统不断加大硬件投入,信息化基础设施明显改善,办公自动化应用日益广泛。目前,全系统应用“开思/OA”办公自动化软件,开通了收发文处理及收发文电子归档等模块,实现了公文的网上传递、办理和内网的移动办公。同时,通过加强培训教育,全系统98%以上的干部获得了省三级证书,干部信息化应用水平不断提高,又进一步加速了各种办公信息化系统的应用。财税信息化建设已为档案电子化管理奠定了良好基础。

     当前,已经形成的电子档案可分为三类,一是正式文件,二是财政和税收数据,三是其他文字图像资料。在正式文件的管理上,我们以办公自动化系统中的公文处理系统为载体,基本上实现了文件分类归档的规范管理。在财政和税收数据管理上,已趋向于市级集中管理,目前税收数据已实现市级集中。而其他文字图像资料,包括反映阶段性状况的各类工作总结、汇报材料、经验材料、调研文章、表格数据、数码照片等,作为对前两类档案资料的重要补充,目前尚未实现电子归档,也是我们下步推进档案电子化管理的重点。

     二、实现档案电子化管理的可行性

    要将纸质档案实现电子化管理,需要的是将纸质资料转换成电子数据。目前日常工作中有许多资料已经是在计算机中操作,如Word文档和excel表格可以直接使用。其它纸质资料可通过扫描仪扫描进入计算机,再利用一些现成的档案管理软件或自行设计出实用的档案管理软件将它们分类存储起来,使用者便可通过查询功能快速检索。可以说,投资不大,技术不难,容易普及。现在大多数软件的应用界面简洁,通俗易懂,使用方法十分简单。如果是网络版的管理软件,通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅电子档案资料,真正实现资源共享,根本不需要再到综合档案室去查找。

     档案电子化容易实现,但游离于办公室文书流程之外的电子档案管理,仍目前存在不少实际困难:

    1、电子档案的保存缺乏历史延续性。由于先期没有相关制度,诸如工作总结之类的电子档案的保存始终处于一种自然形成的状态,谁起草(制作)就由谁负责保存,各类历史资料基本上都以个人保管。长期以来,由于机构的改革、个人工作岗位的调整、所用计算机的更迭、工作移交过程中的疏漏,导致大量的这类电子档案历史资料的匿散。

     2、电子档案的应用缺乏合理的共享机制。机关的各种工作通常是系统性的,全局性的,科室工作经常需要其他科室的档案资源的支持。在实际工作中,尽管当前的办公网络已趋于成熟稳定,但由于缺乏资源共享的意识,各科室的档案资料都散存于各岗位人员处。当某科室对其他科室的档案资源有所需求时,往往以人对人索取的方式获得,如需求内容广泛,也常常以一人对多人的方式进行。在这种情况下,提供方被占用了大量的精力去查找整理所需提供的资料,需求方也会因提供方人员缺岗等多种因素而无法开展工作或影响工作效率与质量。

     3、电子档案的储存格式缺乏统一性。由于各人所用软件不同,各类电子档案的制作方式与储存方式也不同。如文字资料,有人用Word编辑,也有人用wps编辑;影音资料,有人用Realone Player格式,也有人用MediaPlayer格式。这些用不同的软件制作的资料往往是不兼容的,常常导致个人制作的档案他人难以顺利使用。

    三、推行档案电子化管理的几点建议

    当今世界已步入信息化的时代,档案工作也必然要进入数字化发展阶段,以数字化采集技术为手段,以档案业务管理系统为依托,向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理,首先要提高认识,增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感,站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义,借鉴正式文件管理的方式和方法,全面提高电子档案管理的质量和效果。

    1、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度,统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容,定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管,避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散,确保历史档案资料的完整。

     2、建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台,在内部局域网服务器上开辟专区,以科室为单位分业务类别建立档案目录,目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限,以供机关各科室自行查询所需资料,避免各岗位人员的相互打扰,消除影响资源共享的其他因素,促进整体工作效率的全面提高。

     3、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍,如计算机专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入,对与档案管理工作有关人员,进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训,使他们掌握电子档案管理的基本知识技能,解决电子档案管理人才缺乏的现状。

     4、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代,对所有的电子档案来讲,它在形成时所依赖的技术,往往是已经过时的技术,这是科技进步所带来的必然结果。因此,电子档案也要不断地“迁移”、“复制”,以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时,还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存,或采用其它方法和技术力加以转换,防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

                                                  
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