您的当前位置: 首页>>档案学会>>论文交流
地铁竣工档案整理及移交探析

发布时间: 2016-03-02    访问次数:    字体:【 】   
视力保护色: 无障碍浏览
 

 

 

王一峰

宁波市轨道交通集团有限公司,宁波,315010

1、引 

改革开放以来,随着城市化建设越来越快,形成了大量的建筑业内资料,即建设中积累的文字、影像、图片等资料,工程档案是在工程建设活动中形成的最原始的真实记录和实际反映。因此,档案的收集与整理工作就显的尤为重要了,要充分发挥档案的“记录历史、传承文明、服务社会”的作用是我们工程档案管理努力发展的方向。

2地铁工程档案的收集、整理与编制

地铁工程是一项工期较长、涉足领域较广的大型工程,但其竣工文件收集整理的范围却可以用一句话概括,那就是从签订中标合同开始到工程竣工验收完成为止,施工中与工程建设有关的所有文字记录、图纸、图表、声像等内容。[1]详细的说就是与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体,均属于建设工程文件归档的范围。简单的说就是归档文件应包括工程建设全寿命期的文件,包括前期准备、设计、施工、竣工验收和运营调试等阶段。

竣工档案是指在工程中的子工程和分部工程等的工程概况,是地铁工程验收与日常维护的重要凭证,也是工程扩建和改造的基本资料。作为地铁工程的承建单位不仅要建设出一条高水准的地铁,还要完整、系统地整理出一份地铁竣工档案,根据国家规定,没有一份完整、准确、系统的工程竣工档案是不能进行工程验收。作为地铁的承建单位整理出一份完整准确的竣工档案,需要做到以下几点:

第一,地铁工程建设前期档案工作要预先制定计划。竣工档案是涉及到工程建设中的每一个细小的施工环节,记录着每一项工程的施工过程,以及相关的技术资料。因此,在地铁工程的计划阶段就要将竣工档案作为一项重要工作列入的工作日程上。保证涉及到工程的所有资料、文件在其形成到归档的过程中都有章可循,不会出现无人管理的状态。同时在工程开工前就要制定出相应的档案管理条例,以及归档标准。在工程开工后档案工作要与工程进度保持同步,制定相应的档案管理计划,明确管理体系和竣工档案的标准、数量等要求。

第二,地铁工程建设过程中要着手制定工程竣工档案的编制工作。要根据地铁的工程进度与施工周期制定相应的地铁竣工文件编制计划。竣工文件档案的编制工作要与施工任务同时下达,明确档案的归口管理部门,条理清晰有条不紊的进行档案的编制整理工作。健全档案管理制度,制定施工文件的整理规范以及竣工文件的编排方法,和档案的分类保管周期等工作要求,只有统一了竣工档案的编排规范,才能使工程后期形成的大量的资料文件等归档工作顺利进行。[2]

第三,地铁竣工文件的整理应该同工程施工进程保持同步。地铁的竣工文件是在地铁施工过程中不断记录、不断积累所形成的。竣工文件的整理要求所有参与工程建设的工作人员共同参与和收集,然后移交到竣工档案的建设部门进行整理。要求每一份文件都有迹可循,明确其文件的源头及形成原因。在施工进程中一定要将档案收集整理工作同步贯穿其中,与工程的质量问题同等重视。在工程的质量检查中要同时对档案归建工作进行检查。每完成一项单位工程、分项工程、分部工程时竣工档案也要同时完成。在单位工程的质量检验时同时要验收该项工程的竣工文件资料是否齐全,是否按照标准进行整理等。一项单位工程的竣工档案验收合格后,要立即将子工程的竣工档案移交到总工程的档案中进行预立卷,以保证竣工档案的系统性。同时档案监管部门要定期的检查工程档案工作是否按照要求操作。[3]

第四,地铁工程建设项目实施中,专项档案文件要注意特别保存。第一,工程项目施工图、设计变更问题的处理方法等时常会出现遗漏,档案管理部门要检查该档案是否与实际工程相对应。例如在隧道的开凿中发现隧道土质与勘测显示所不同或者在桥梁的建设时发现桥梁的基地地质情况出现变化,这都要及时的修改施工计划与施工方法。与此同时,竣工档案文件的编制也要及时变更其施工内容。另外在地铁施工时的专项文件要及时的妥善保存记录,因为地铁工程的施工材料种类复杂,其部分资料存在阶段性和及时性。例如原材料的出厂测试资料和合格证书,以及采购时的合同条款等文件都要及时的合理保存,以保证竣工文件的准确性。[4]另外在工程施工中遇到的问题以及其解决方法都要准确详实的记录下来,在解决问题时所采用的新方法、新工艺也要及时记录。这些记录对于日后其他的工程建设有着极高的参考价值,同时也可为日后申请奖项等提供证明。[5]

3、地铁工程竣工档案编制与管理中存在的问题与建议

3.1地铁竣工档案归口管理部门的职责

地铁竣工档案归口管理部门的职能要清晰。在地铁工程文件的编制、整理、验收和归档移交工作中,地铁公司下面的各部门各处室应该认真履行各自的职能。但是这里,在众多的职能部门中,工程竣工档案的归口管理部门显得尤为重要。竣工档案的归口管理部门负责提请市档案局和市城建档案馆对档案的验收工作,负责监督、检查、指导各业务处室和各参建单位工程竣工单位的收集、整理、编制和移交工作。所以,地铁竣工档案归口管理部门的业务要求对应以上,有重要的两大点。首先是竣工档案的归口管理部门要与市档案局和市城建档案馆对档案的验收工作提前做好学习、协调和沟通工作,把市档案局和市城建档案馆的具体要求以书面文件形式传达给各业务处室和各参建单位,这样在之后的竣工档案整理、编制和移交工作中会大大减少返工情况。其次是竣工档案的归口管理部门要对各业务处室和各参建单位做好认真细致的业务指导工作,尤其是在第一条线竣工验收期间,否则档案的原始性、完整性和真实性将受到很大的影响,整理编制完的档案质量令人堪忧。而且有了第一条线的成功经验才能更好地指导之后的更多条线的地铁竣工验收工作。

地铁工程建设中涉及的领域较广,各个专业各个方面都有所涉猎,在这里提档案工程专业似乎上不了台面。但是,却只有档案工程专业贯穿了上述所有专业领域,是这些大专业建设过程中必须要做好的小专业。对于地铁建设工程,除了涉足的专业领域多的特点,它涉及的建设单位和参建部门也是众多的,有众多的设计、施工、监理单位,有众多的管线产权单位,有众多的行政职能管理部门等等。各部门的档案资料能真实地反映出工程建设管理过程中的施工情况。因此,档案归口管理部门要做好三个监管工作显得尤为重要。

首先,要做好基础工程文件收集记录的监管工作,基础工程的建设时所形成的文件资料的收集是竣工文件编制中的重要内容。作为业主方,应正视档案工作的重要性,必须要派专人负责抓好这项工作,特别是要明确文件的归属问题,以及很重要资料的保管问题。其次要做好施工文件资料的监管工作,施工文件资料能如实反映工程施工的全过程和结果。施工单位必须委派专门的负责人员做好施工过程中的记录,并且要保证专职人员有始有终的完成这项任务,切不可中途更换人员,造成记录断层等现象。最后就是要做好竣工图的监管工作,竣工图的真实可靠性直接影响到档案资料的参考价值。如果竣工图与实际工程有所偏差,就会为日后的维护以及扩建埋下隐患,甚至会带来不必要的经济损失。因此,竣工图必须如实准确的反映出工程概况,切不可出差错。

3.2竣工档案整理中的相关建议

第一,领导重视是加强地铁工程竣工档案管理的重要保证。工程建设的领导要充分认识到档案管理工作的意义和性质,由上而下引起各个部门的重视,将档案管理工作纳入到工作日程上。换个角度说建立起完善的档案管理制度也有利于企业的长远发展。客观的管理模式,也是档案真实准确详实的保证。另外单位领导还需要在人力、物力、财力上给予支持,及时解决档案工作中的问题与困难,改善档案工作环境,更新档案管理软件和技术,使档案工作与其他工作能更协调的发展。

第二,机构健全是完成地铁工程竣工文件编制与归档的重要保证。首先要将编制人员纳入到总工程师职责范围,作为施工技术人员中的一部分,在开工的时候就指定专人进行管理档案,对档案文件资料进行收集整理。专职档案管理工作人员要实时检查指导档案管理工作,档案工作分管领导要关心档案管理工作的进程以及遇到的困难,要求档案管理工作人员时常进行培训,保证其专业素养,并以高度负责的态度完成这项工作。

第三,复合型档案管理人才培养是地铁工程竣工档案实现精细化管理的保证。地铁工程因为其特有的任务重,工期长特点,往往会出现一些遗漏文件的情况,这些都需要档案管理人员的细心检查和修正。另外,在科技日新月异的今天,档案管理人员还必须熟悉计算机操作和过硬的外语水平,这有助于对档案的电子化管理,保证竣工档案实现精细化管理。

第四,验收工作严格把关是地铁工程竣工档案实现高质量的保证。为了使工程竣工档案在日后能充分的发挥出其作用,在竣工档案的验收时,就一定要仔细检查竣工档案的质量等问题,对资料进行全面的核查、补漏,务必要使档案准确、完备,符合归档要求,认真贯彻《工程竣工验收备案制》等相关条例,把好竣工验收关,把工程档案的整理移交作为工程建设的一个重要部分。

4、工程档案移交的对策

解决地铁工程档案移交中的问题,主要要做好以下几个方面的工作。

第一,重视竣工档案移交问题,提高自身意识。在竣工档案的整理移交工作中最重要的就是领导重视,自上而下层层带动,有制度有计划的做好竣工档案移交工作。在管理制度中要统一纳入到工程人员责任制上,实施统一集中管理。档案工作人员要从根本上认识到竣工档案移交的重要性。从宏观上来说档案工作是记录单位的施工历史,真实客观地描述工程的过程,微观上来说工程档案记载着工程的设计、规划、施工和使用的基本情况,记载着地铁线路的基本布局。这对于后来的地铁建设有着很大的借鉴意义,可比供其他单位借阅参考,对于地铁的发展意义重大,这样也可以使其他的地铁工程加快速度,提高设计质量以及经济效益。

第二,加强竣工工程档案工作的宣传力度、教育力度,让所有人感受到竣工档案的重要性和必要性。竣工档案归口管理部门应适时的搞一些专项学习活动,让档案管理人员能提高专业技能,让所有的参建单位工作人员了解档案工作的内容,关注档案工作。以使大家积极配合,营造一个良好的氛围,减轻档案工作的难度,在工程结束后,能顺利地将竣工档案通过审核进行移交。

第三,制定工程档案的奖罚制度,调动工作人员的积极性。要使竣工档案达到完整、准确、系统,还应从奖罚制度入手,坚决执行归档制度,做到有规可循将档案的收集、积累、整理、归档等纳入到考核标准中,工作好的人员应给与表扬或者奖励,工作不认真的人员给予适时调整,给予批评或者处分等,从而保证竣工档案完备、准确。同时要利用好外界力量,对参建单位采取一些强硬的手段,比如采取押金制度等,将档案管理的主动权握在手中。

5、结 

工程竣工档案是竣工验收时的一个重要环节,只有充分的认识到档案工作的价值及其意义,才能使档案管理人员和档案收集人员摆正其工作态度,激发起工作热情。参与工程建设中的各个单位和各个部门应密切关注,通力合作,才能保证竣工档案的完整以及准确,在日后的工程建设中更好地发挥出竣工档案其应有的作用。

                                                  
 附件列表:
Copyright © 2000-2017 nbdaj.gov.cn All Rights Reserved
建议使用IE6及以上版本浏览器,1024*768分辨率
宁波档案局主办 宁波档案局技术处承办
浙ICP备05066881号