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疾控档案星级创建与医院档案规范管理

发布时间: 2016-04-11    访问次数:    字体:【 】   
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(浙江慈溪市第二人民医院)

     随着人们生活水平的不断提高,人们的防病意识也在不断增强,他们已不再满足于传统的有病治病的生理疗法,而更加重视防患于未然的疾病预防,这就要求我们医疗卫生单位应该更加重视疾病预防控制工作,疾病预防控制档案管理是疾病预防控制工作的重要基础性工作,做好疾控档案管理对提高医院综合档案管理工作有着重要意义。

一、基层医院疾控档案管理的现状和存在的问题

     大多数基层医院对疾控档案的管理不太规范,存在的问题主要有:

(一)行政管理不够重视

    基层医院行政领导普遍认为疾控档案的再利用价值不高,从而忽视了对疾控档案的规范管理工作。其根源就在于基层医院领导档案意识不强,还没有充分认识到疾控档案管理的重要性与必要性。

(二)档案管理人员缺乏

大部分基层医院中,疾控档案管理工作一般都由疾控业务科室的医务人员兼职负责,由于繁重的业务工作和缺乏档案管理知识,势必无法保证基层医院疾控档案的收集整理工作,影响档案管理的规范化水平。

(三)档案归档率不高

据调查,基层医院每年形成的疾控档案一般采用分散保管的方式,很多医疗部门为了自身查阅的方便,没有将疾控档案及时移交医院档案管理部门进行统一管理。有的基层医院甚至没有专门的疾控档案储存柜,导致疾控档案的归档率极低。

(四)档案管理方式相对落后

    目前基层医院形成的疾控档案一般都是纸质档案,归档、整理编目的过程也一般由管理人员进行手工操作,信息化条件相对落后,一定程度上制约了疾控档案工作的管理水平,不便于档案的储存与检索。

(五)疾控档案发挥作用不够明显

    由于没有对疾控档案进行有效管理,档案室也缺少对疾控档案进行深度开发的能力,因此难以发挥疾控档案应有的作用。

 二、规范基层医院疾控档案管理的若干建议

 近年来,宁波市卫生局与宁波市档案局联合着手制订并出台了一系列的相关政策,统一了基层医院疾病预防控制档案管理办法,规范了基层疾控档案的收集、整理标准,使各基层医院的疾病预防控制档案做到了有据可依,有框可划,有数可查。

200610月制订的《关于印发宁波市乡镇(街道)疾病预防控制档案管理办法(试行)的通知》正式规定了疾控档案的分类、整理、排列、编号、编目和装盒要求。200811月制订的《关于印发宁波市乡镇(街道)疾病预防控制档案管理星级评审标准(试行)的通知》,旨在通过星级创建活动,使各基层医院的疾控档案管理在原有的基础上不断提高。

通过本院疾控档案获准宁波市五星级创建工作,笔者认为要实现基层医院疾控档案的规范化管理,可以从以下几个方面进行加强:

    (一)、加强档案工作领导,建立和健全档案管理组织

档案管理是医院管理的重要组成部分,领导重视是做好档案管理的前提,要争取各级各部门领导对档案工作的重视,成立档案工作领导小组,把档案工作纳入重要议事日程,作为医院发展的重要基础工作来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展。同时要大力宣传档案工作,增加全院档案意识,使全院职工都充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,以便能更好地支持档案管理工作。要建立以专职档案员为主,各科室兼职档案员为辅的档案管理网络,对医院各种门类的档案进行集中统一管理。

     (二)加强档案制度建设,完善档案管理各项制度

       医院作为科技单位,形成的档案门类众多,医院档案工作具有内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点,因此建立科学的档案管理体系,建立健全档案管理各项制度,是规范档案管理的关键。近年来我院先后制订完善了档案人员岗位责任制、档案立卷归档制度、档案库房管理制度、档案保密制度、档案借阅利用制度、档案统计制度和档案鉴定和销毁制度等相关制度,并将有关制度上墙,促进档案工作的有序开展。

(三)加强档案业务建设,提高档案规范化管理水平

     一是要注重档案的收集整理工作。医院综合档案室根据《档案法》和档案工作各项制度,加强监督指导,每年召开全院档案网络人员会议,将各类材料的收集任务分解到各科室,落实到每位兼职档案员,并严格执行立卷归档制度,明确归档材料的交接时间,以此来确保档案收集工作的规范化和档案内容的齐全完整。在案卷整理上,按照档案分类方案、各科室的实体分类和保管期限,力求组卷的规范与合理。同时,遵循文件材料的形成规律,保持卷(盒)内文件材料的有机联系,案卷符合行业标准,档案编目科学规范,装订美观,排列整齐。

     二是要注重档案的标准化管理。医院综合档案室结合本院实际,分别按照文书档案、会计档案、业务档案(又分医疗、护理、疾控、妇幼二级四个属类)、科研档案、基建档案、设备档案、照片档案、实物档案、专业技术人员档案等进行集中统一管理。我院保管的疾控档案则严格按照宁波市卫生局出台的整理规则来进行分类整理。一般采取年度-保管期限的分类法,在每一个年度下设:行政管理、疾病预防控制、卫生检测、健康教育、仪器设备、特种载体、实物档案等七类。其中仪器设备类、特种载体类、实物档案类列入医院综合档案的一级类目内,不再划入疾控档案业务类。疾控档案归档文件按进行整理装订,排列时,在同一年度、同一保管期限内,按文件排列顺序从1开始标注(即永久、30年、10年均从1开始编件号)。档案排列上架亦如此。

     (四)加强档案业务培训,提高人员综合素质

 提高档案管理人员综合素质,提高专、兼职档案管理人员的业务水平,创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才,稳定档案干部队伍,提高档案人员继续教育学习的实用性,加强档案人员网络化学习,为档案工作现代化科学化管理打下基础。加强档案专业技术培训,培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径,在培训方面:第一,促进培训的经常化、制度化。实践中,许多单位对于档案管理人员缺乏培训,或采取随机培训的方式,这实际上不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划,有针对性地开展培训工作,确保实效。第二,培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式,内容枯燥无味,应用性不强。如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式,培训的效果将会更加突出。第三,及时检验培训成果。以往都是重视培训组织,轻视效果检查,这难以调动档案管理人员的积极性,因此,必须建立培训后的考试、考察制度,及时巩固培训成果。

     (五)、加强档案信息资源开发,抓好档案利用服务工作

    档案工作的最终目的是开发利用档案信息资源。提供优质高效的档案服务,是档案工作的宗旨所在。为此,我们从实际出发,充分发挥档案的服务职能,做好开发利用工作。综合档案室编制完善了档案检索工具,有各种门类档案案卷目录、干部职务任免专题目录索引、技术干部职称评定专题目录索引、专业技术人员目录等。这使档案利用者能借助检索工具和计算机检索,迅速准确地找到各类档案,同时可以开展立足于疾控档案资源的比对、分析等研究,为疾控业务工作提供依据与参考。

                                                  
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