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浅谈做好新形势下的档案管理工作

发布时间: 2017-05-14    访问次数:    字体:【 】   
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裘晶晶

(宁波证监局,浙江宁波   315040

 档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录,是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据,它有着职能性、原始性、价值性的特点,对一个单位的发展具有重要的作用。想要在新形势下保障单位档案管理工作有序的进行,就应当跟上时代的步伐,不断促进档案管理规范化的进程,提升档案工作人员的综合素质,提倡创新服务,加大档案基础设施的投入。下面就如何做好新形势下的单位档案管理工作,谈一些看法。

一、档案管理工作的现状

(一)档案管理规范化所存在的问题

 1.管理系统不完善

 档案管理工作需要严谨的工作制度和规范的工作流程。首先,我国证券期货监管工作本身起步相对较晚,证监会及其派出机构按成立时间上看均属于较年轻的部门。档案管理工作尚处于起步阶段,系统化、规范化的档案管理制度、流程有待建立与完善。由此造成工作中对前期档案资料的收集与整理也不尽全面、深入,进而直接影响后期对档案的利用效果。其次,日常档案管理工作较为薄弱,专业管理人员缺失,大多为兼职人员从事档案管理,工作中专业性不强,资料遗漏时有发生,影响了档案资料的完整性。制度不全,人员兼职,岗位边缘化等因素影响了相关人员开展档案工作的积极性,进而产生工作效率低下且工作质量不高的问题。

    2.信息化管理系统建设不完善

由于文档管理系统复杂且庞大,单凭人力是无法进行高效而有序的管理,因此档案管理的信息化是决定档案工作规范化水平的重要因素。尽管目前信息化管理方法已经推广开来,但是依然存在许多问题。首先,硬件设施及设备配备不齐全,无法为信息化管理提供基础条件。其次,软件设施的档案管理功能不健全或者是软件程序复杂等问题也制约着档案管理的规范化。信息化建设的不完善,产生信息化管理滞后,必定会影响档案管理规范化的进程。

(二)档案从业者所面对的问题

1.档案工作人员业务素质不高

客观上,由于档案管理工作人员多为兼职干部,造成档案管理工作薄弱。随干部岗位轮换、人员流动频繁,兼职干部不仅事多且繁杂,主观上也无太多精力去学习档案专业知识,导致档案相关业务素质不高。

2.档案工作人员的心理反应

档案管理工作是枯燥、琐碎的,且需要特别的细心、认真。档案管理者绝大多数时间要面对各种材料整理、统计、鉴定,与外界打交道的机会较少,容易局限自己,产生职业疏远感、压抑、失落的心理;同时档案管理者的工作是日复一日的单调、重复的劳动过程中,乏味之感会油然而生,容易产生烦躁情绪。

3.档案管理者的认知度不高

档案管理工作岗位似乎总是处在全局工作的边缘,得不到应有的理解、尊重和发展条件。甚至担心这一岗位一但被固化,难以获得轮换到其他岗位锻炼的机会,形成档案从业人员缺乏职业成就感。

二、新形势下解决档案管理现状的措施

(一)完善档案管理工作的管理体制

1.在新形势下对档案管理工作时效性的要求也越来越高,就更需要一套完善的管理体制。那么,完善管理体制应该先从局领导着手,让“一把手”认识到档案管理工作的重要性,提高对档案管理的重视度,积极为单位的档案工作提供人、财、物的保障。

2.构建完善的档案管理制度。在管理制度中应当结合证券期货监管工作的特点,明确档案的归档制度、档案的安全保管制度、档案的保密制度、档案的借阅制度,将每一个工作制度进行细化,明确相关人员的工作职责,并落实到实处,保证工作能够细致规范化的开展。

3.建立相应的监督体系,该体系监督者可以是高层管理人员也可以是档案的使用人员,不必投入过大的人力,却能为档案工作有序进展提进行保驾护航。

(二)加快档案管理信息化的进程

首先加大对档案信息化相关的硬件设备的投入,如电脑、扫描仪、照相机等,积极推进数字档案室的建设;然后在软件方面,选择起点较高且便于掌握的软件,逐步实现档案数字化管理。在新形势下应当充分发挥互联网技术的优点,强调信息化,比如可以在网上发布工作动态、信息简报等,并且开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号等工作。同时完善多媒体档案库,加大电子数据的收集,不断开展照片、录音与视频等数字化工作,丰富档案资源。

(三)解决档案工作人员面对的问题

1.提高工作人员的业务素质

档案工作是一项业务性很强的工作,特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下,要求档案工作者不仅要有丰富的业务知识和较强的业务技能,还要熟悉对计算机、互联网以及各种相关软件的操作。因此,确立专职档案管理岗位,配备专业档案人员,同时加强对相关档案管理人员进行技术、专业化的培训,加强其对信息化技术的熟悉程度,同时强化继续教育,对档案管理人员定期进行新知识、新技术的教育,以适应档案工作发展的需要。

2.调整档案工作者的心理

提高档案管理岗位人员的认知水平,增强职业责任感。认知是心理活动的基础,要克服厌倦心理。首先应注重提高档案人员对档案管理工作的认识,掌握先进的科学管理方法,强化职业技能的训练,改变自身所掌握的技能跟不上时代步伐的现象;其次是培养档案人员的责任意识,才能在工作中做到认真负责,调动自身积极性,烦躁的心理就会自然消退。

三、新形势下档案管理与服务的创新

创新是时代的必然要求。随着现代化管理技术的广泛运用,电子文件的大量产生,档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料,而且也要接收和管理电子形式的档案以及新型载体的档案。从服务方式上看,除要求提供档案原件摘抄外,还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制等服务。因此,新形势下的管理与服务的创新可以从以下几点着手。

(一)优化人力资源的结构

任何形势的创新都要靠人去实施与实现,所有的创新工作归根到底是人的观念、意识和素质的创新。破除档案工作人员的兼职现象,推行档案专业人才的配置,努力培养数字化和现代化档案需要的复合型人才。

(二)加强档案资源建设

随着社会经济的快速发展,档案管理服务方面要加强档案资源建设作为档案事业发展的基础。加强档案资源建设并不是要求收集的档案材料越多越好,而是要按照《档案法》、《档案工作实务》等法律法规和业务标准,结合单位自身的特点,重点收集具有代表性的资料,形成档案资源的集中集约优势。

(三)创新档案服务机制

服务是档案工作永恒的主题,也是档案工作的灵魂所在。档案管理部门必须改变长期形成的重“管理”轻“利用”的思想观念和“你来要,我查找;你不来,我不管”的被动服务,提倡主动积极服务,推动档案服务均等化、便利化。加强兄弟单位间档案工作的协作,本单位通过建设诚信档案查询等方式提供档案“一站式”服务。让“死”档案变为“活”档案,逐步实现档案资源共享。

四、新形势下加强档案安全体系建设

(一)加强档案基础设施的建设。按照档案保管利用要求,科学配置档案办公、利用和保管场所,进一步提高单位档案室安全防灾标准,推进档案安全装备的现代化,切实改善档案室保管保密的条件。

(二)提高档案网络与信息安全的水平。保障电子文件和电子档案长期保存和利用。对上网文件、档案进行严格把关,严防把涉密资料传输到非涉密网络上。

作为一名档案管理人员,深深体会到档案管理对一个单位而言有着何等重要意义,这些档案中包含着单位以往发展很多重要的节点,有些文档还记录着比较隐秘且重要的信息。因此《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的出台,为新时期档案事业发展指明了方向,是做好新形势下档案工作的有力保障;为我国档案事业赢得了难得的发展机遇和广阔的发展空间,更为档案工作人员展示自我、跨越发展提供了展示的平台。

                                                  
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