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浅谈档案管理无纸化

发布时间: 2017-02-21    访问次数:    字体:【 】   
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骆凌超

   随着计算机技术的飞速发展和网络技术的逐渐成熟,办公自动化设备不断普及,无纸化办公成为人们主要的工作方式,传统的办公过程产生的档案文件,从以纸质载体开始,形式逐渐多样化,到现在都以计算机等设备来完成的,档案工作正在朝着数字化、网络化的方向发展。无纸化办公成为档案管理的发展趋势。作为一种新型的档案管理的方式,档案管理无纸化以其高效、便捷等特点在多个方面对档案工作产生了显著的影响。

1档案管理无纸化

1.1档案管理无纸化的特点

20世纪70年代,随着经济快速发展,西方发达国家在各行业中的办公业务工作量快速增加,对企业生产效率产生了较大影响,为了适应这种变化,发展出了办公自动化(0fficeAutomationOA)技术。它改变了传统的办公方式,并促进了办公效率的快速提高。通过灵活的电子公文周转流程,大大简化了传统的人工传递过程,使办公文件能够更加快速、准确地传递到指定目标。通过将所有纸质办公文件扫描成电子文件或直接建立电子文档,并在办公自动化系统中进行流转,即可实现无纸化办公。由此,可以免去打印、装订、人工传递、档案保存等人工环节,节省了大量人力资源和办公耗材,大大减少了办公经费,受到了办公人员及管理人员的欢迎。灵活的电子公文传阅流程替代了以往的纯手工化流程,

无纸化系统节约了办公经费,减少了人力浪费。由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本,和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏,并呈送给相关领导进行阅批,整个过程完全实现了无纸化,省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节,大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材,既节省了人力,又节省了财力。

1.2档案管理无纸化的现状

随着数字技术的高度发展,办公电子计算机的普及和互联网技术的全面渗透,人们在逐渐习惯电脑上办公,政府机构、社会团体、企事业单位都已逐步建立起自己的电子政务系统、网络办公系统和门户网站,数字化电子文件在现代办公中大量出现,办公越来越多地实现了无纸化,人们可以在互联网上非常便捷地查询和阅读所需要的文件档案。现代科学技术开创了电子文件生成和阅读的多元化以及文档合一的全新管理方式。各单位的各类文件材料,均通过办公平台发布,基本实现无纸化,根据工作情况需要尽量采用电子存档,网上传送,网上交换等形式。在此种情况下,档案管理工作发生了很大的变化,各部门产生的档案形式变得复杂。在工作程序、工作方法和管理制度上都是对传统档案工作的挑战,随着办公现代化程度的深入,由此产生的矛盾正在凸显。

2档案管理无纸化的优势

档案工作,就其本质来说,它是通过管理提供档案材料直接为社会政治、经济、文化、科学等活动服务的工作。而各类机关、事业单位的档案工作是其工作的重要组成部分,是提高工作效率和工作质量的必要条件,是维护本单位历史真实面貌的一项重要工作。实现无纸化办公是提高工作效率,加速信息流动和共享的主要途径。这是社会发展的需求,时代的要求,大势所趋。相对于传统的纸质档案管理,无纸化档案管理具有以下几点优势:

2.1为档案的二次利用提供了便利

无纸化办公改变了档案的媒介方式,从传统的纸张或胶片改变为磁盘、移动存储、网络数据流等载体。这种方式的改变将会影响到档案管理工作的所有环节,从化档案的浏览、统计到档案的保管、再利用,为档案的二次利用提供了便利的条件。

2.2提高了信息传递效率

从传递方式上看,无纸化办公改变了传统的人工传递,利用现代计算机及网络技术跨越时间与空间的限制对档案信息进行检索、传递。对档案的收集、整理、再利用工作提出了更高的要求,进一步推动了档案管理自动化的发展。

2.3促进了文书处理与档案管理的一体化发展

为了实现档案管理的系统化和标准化,应将文书处理工作纳入到档案管理流程的一部分,例如文件的立卷、标引著录、分类等。无纸化办公可以将文件处理工作作为档案管理工作的初始阶段,为以后

的档案立卷、著录、分类、存档、检索提供较好的基础。因此,需要将文书处理工作与档案管理有机结合,并纳入到统一管理工作中。

2.4促进了信息共享

通过计算机对档案的管理不仅加快了信息的二次利用,为了实现档案二次信息的存储与利用转变为一次信息的存储与利用,档案管理系统正在从单机版向网络版发展,从单机版系统中将信息提取出来,存入网络版系统中,达到信息共享的目的。

2.5进化了档案文件的建立和存储方式

传统的单机版档案系统的档案文件的建立方式主要以键盘输入为主,改为无纸化办公系统后,要转变为多种建立方式,例如扫描、摄像等。存储方式也要由单机硬盘或磁盘存储、备份改为服务器集中存储方式或云存储方式。

3档案管理无纸化中的问题

虽然相对于传统的纸质档案管理,无纸化办公对电子档案管理具有巨大优势,但任何事物都具有其两面型,我们应看到其中的一些问题。

3.1 电子档案数据唯一性问题

就目前来看,电子档案数据的唯一性问题无法得到可靠的保证,无论是靠数据库的用户管理控制,还是使用电子签名,或是其它方式,其信息在数据库中都是以一份文件或一条记录的形式保存,也就是说都是可以复制和修改的,因此,很难判定档案的唯一性和原始记录性。

3.2 电子档案的安全性问题

档案管理工作是要依据相关法规进行的,不能将无纸化办公生搬硬套到档案管理工作中。“维护档案的完整与安全”是档案工作者的基本职责之一,为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值,档案部门必须重视电子档案,严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度,对电子文件实施全程监控,实行层层负责制,所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续,并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏,采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治,对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施,以确保电子文件的完整与安全,实现文档一体化的管理。

3.3档案长期保存较困难

采用办公自动化系统后,起草的原始文稿一般会在计算机上直接完成,这将导致档案的原始文件无法产生纸质稿。在收集归档时,如果出现整理差错或缺失,将给收集归档工作带来文件底稿无法收集完整的问题。办公自动化使用各种计算机网络传输各种档案文件,对于各种打印机或传真机打印出的档案来讲,由于是墨粉或色带打印在打印纸上,保存时间相对于传统的手写稿件较短,给档案的长期保存带来了困难。

3.4档案管理工作发展不平衡

随着我国经济的快速发展,很多地区已经普及了办公自动化,但是有些地区经济发展不均衡,办公自动化发展较慢,导致了档案的管理工作发展也不平衡。这些地区的档案工作人员对计算机管理档案

特别是网络办公自动化的使用缺乏认识和技术,严重制约了当地档案工作的效率。这样,也导致了地区间档案信息以及档案管理技术相互交流产生较大的困难。

4 推进档案管理无纸化工作的措施

4.1 严格加密技术的应用

电子文件归档保存后,应用数字水印、数字签名和数据加密技术能够对电子原件进行保护。通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被非法篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护,防止非法拷贝打开。 通过这些软件技术,使电子文件的法律效益得到保护。对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后,通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章,保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

4.2 推进电子档案的管理方式科学化

电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分,档案只有充分的得到利用才能体现其应有的价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度,查阅权限能够分配、控制,对开放的电子文件自动记录利用效果统计;档案利用人员能够申请查阅,提交的查阅申请能够实现流程化,并实现多级审批,档案管理人员能够审批的可以直接审核,需要提交领导批准的电子文件则需要进行多级审批 ;审核后的电子文件在授权时间允许范围内能够进行利用效果登记,利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅必须有很好的控制功能,必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读,不能由其它软件打开阅读,避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制,授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。档案利用需要借助现代化的管理手段为档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法,使档案资源得到充分利用。

4.3 提高电子档案的存储可靠性

由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性,电子文件的保存不单是存储在电脑服务器硬盘中,为保证电子文件的安全性,避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子文件造成破坏或丢失,最重要的工作就是数据备份和恢复工作。数据备份包括对数据库的备份和对电子文件的备份,并且要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份,而且还需要对备份的数据进行刻录保存,有条件的还可以进行异地备份,保证档案数据和电子文件的绝对安全。电子文件需要依靠计算机、数据库的支持,同时需要有完善的备份、维护和数据恢复机制。只有数据安全稳定,电子文件才能得以正常利用。

                                                  
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