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数字档案COM和COLD技术规范

发布时间:2015-07-06 17:30:00    访问次数:    字体:【 】      
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本标准规定了将数字档案输出到黑白缩微胶片和光盘上进行COM-COLD双套保存的技术要求和应用规范以保证数字档案的长期安全保存和有效利用。

    本标准适用于文本、图形、图像等形式的数字档案。

本标准不适用于音频、视频、三维图形、动态图像等形式的数字档案。

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T 6159.1 缩微摄影技术 词汇 1部分:一般术语(GB/T 6159.12003ISO 6196-1:1993,MOD

GB/T 6159.2 缩微摄影技术 词汇 2部分:影像的布局和记录方法(GB/T 6159.22011ISO 6196-2:1993,MOD

GB/T 6159.3 缩微摄影技术 词汇 3部分:胶片处理(GB/T 6159.32003ISO 6196-3:1997,MOD

GB/T 6159.4 缩微摄影技术 词汇 第4部分:材料和包装物(GB/T 6159.42003ISO 6196-4:1998,MOD

GB/T 6159.5缩微摄影技术 词汇 5部分:影像的质量、可读性和检查(GB/T 6159.52011ISO 6196-1:1993,MOD

GB/T 6159.7 缩微摄影技术 词汇 7部分:计算机缩微摄影技术GB/T 6159.72011ISO 6196-1:1993,MOD

GB/T 6159.8 缩微摄影技术 词汇 8部分:应用(GB/T 6159.82003ISO 6196-8:1998,MOD

GB/T 7516 缩微摄影技术 图形符号(GB/T 75162008ISO 9878:1990,MOD

GB/T 17294.1缩微摄影技术字母数字计算机输出缩微品质量控制 第1部分:测试幻灯片和测试数据的特征(GB/T 17294.12008ISO 8514-1:2000,IDT

GB/T 17294.2缩微摄影技术字母数字计算机输出缩微品 质量控制 第2部分:方法(GB/T 17294.22008ISO 8514-2:2000,IDT

GB/T 18444 已加工安全照相胶片贮存GB/T 184442001idt ISO 5466:1996

GB/T 18503 缩微摄影技术 A6透明缩微平片影像的排列(GB/T 185032008ISO 9923:1994,MOD

GB/T 19474.1缩微摄影技术 图形COM记录仪的质量控制 1部分:测试画面的特征(GB/T 19474.12004ISO 11928-1:2000,MOD

GB/T 19474.2缩微摄影技术   图形COM记录仪的质量控制 2部分:质量要求和控制(GB/T 19474.22004ISO 11928-2:2000,MOD

GB/T 20494.1缩微摄影技术使用单一内显示系统生成影像的COM记录器的质量控制第1部分:软件测试标板的特性(GB/T 20494.12006,ISO 14648-1:2001,IDT

GB/T 20494.2缩微摄影技术使用单一内显示系统生成影像的COM记录器的质量控制第2部分:使用方法(GB/T 20494.22006,ISO 14648-2:2001,IDT

DA/T 382008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T 442009 数字档案信息输出到缩微胶片上的技术规范

DA/T 492012特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范

GB/T 6159.1GB/T 6159.2GB/T 6159.3GB/T 6159.4GB/T 6159.5GB/T 6159.7GB/T 6159.8DA/T 382008界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

数字档案digital records

以数字形式存在的档案信息资源,包括传统载体档案数字化产生的相关信息、电子档案等。

3.2

计算机输出缩微品computer output microform

COM(缩略语)

利用计算机等设备将数字档案输出为缩微品的工作。

3.3

计算机输出光盘computer output laser disk

COLD(缩略语)

利用计算机等设备将数字档案存储到光盘的工作。

3.4

COM-COLD双套保存COM-COLD dual recording

利用COMCOLD技术,将数字档案及相关数据并行输出到缩微胶片和光盘上,产生相互关联的两套产品进行保存

3.5

COM-COLD组合系统modular COM-COLD recording

COM生产装置中加入COLD组件形成的系统,用于实现数字档案COM-COLD双套保存。

3.6

标板target

由文字、数字、图形等内容组成的数字图像,输出到缩微胶片上,用于反映数字档案的内容和某些特性,帮助判断缩微品质量和COM系统工作状况,方便缩微品利用。

4 总则

4.1 可制定数字档案COM-COLD双套保存策略,对数字档案进行COM-COLD双套保存,以实现其长期安全保存和有效利用。

4.2 应保证COM-COLD双套保存的所有信息在缩微品和光盘的制作、保存、利用过程中真实、完整、可用。

4.3 COM-COLD双套保存的缩微品和光盘上的信息存在内容差异时,应优先采用缩微品。

5 COM-COLD双套保存基本要求

5.1  COM-COLD双套保存时,输出到缩微胶片和光盘上的数据应源于相同数字档案。

5.2 应建立相同数字档案所在缩微品与光盘的关联关系。

5.3 应使用能够满足本标准中相关技术要求的应用程序对COM-COLD双套保存的数据和过程进行管理和控制。

5.4 应按照一定规则在缩微品上输出时间戳(见7.4)和缩微品印章(见7.5),以利于保证其凭证性价值。光盘上应按相同的规则使用时间戳。

5.5 建议并行实施COM-COLD双套保存的两个过程,若无法并行实施,应首先进行COM输出,随后进行COLD输出。生产过程宜使用COM-COLD组合系统进行。

5.6 应保证COM-COLD双套保存的同一数字档案在缩微品和光盘上内容一致,显示效果相似。

5.7 应针对COM-COLD双套保存过程制定合理的工作规划。各环节均应有原始工作记录。需报废的缩微品和光盘,其报废过程应参照国家有关规定进行严格的管理和控制。

6 COM-COLD关联

6.1 关联建立

    COM-COLD双套保存时,应建立相同数字档案所在缩微品与光盘的关联关系,并通过多种途径进行标识。

6.2 关联标识

6.2.1  标板

6.2.1.1 关联标板用于体现COM-COLD双套保存的缩微品和光盘间的关联关系。COM-COLD双套保存时,应制作关联标板,并将其输出到缩微胶片上。关联标板应列出与本缩微品对应的全部光盘的编号等信息。关联标板示例见附录A中的图A.3

6.2.1.2 应在光盘根目录下建立一个子目录保存与本张光盘关联的缩微品的所有标板。

6.2.2 关联文件

关联文件用于存储COM-COLD双套保存的光盘和缩微品间的关联关系。COM-COLD双套保存时,应制作关联文件,并以文本形式存储在光盘根目录下。关联文件应列出与本光盘对应的全部缩微品的编号等信息。关联文件示例参见附录B中的图B.1

6.2.3 标签

6.2.3.1 缩微品片盒标签

    COM-COLD双套保存时,缩微品片盒标签上除包含全宗号、案卷号、片盘号等内容外,还应注明“COM-COLD双套保存字样及与本缩微品相关联的全部光盘编号。片盒标签示例参见附录C中的图C.1

6.2.3.2 光盘标签

COM-COLD双套保存时,光盘标签面上除包含光盘编号、刻录日期、批次等内容外,还应注明“COM-COLD双套保存”字样及与本张光盘相关联的全部缩微品编号。多张光盘上保存的档案内容存在内在联系时,应在每张光盘上标明该套光盘总数和该张光盘的顺序号。光盘标签示例参见附录C中的图C.2

光盘标签的制作应符合DA/T 3820085章的规定。

7 计算机输出缩微品(COM)

7.1 胶片选择

7.1.1 缩微品类型的选择应根据技术条件和应用需求,遵循能容纳下所有信息的基础上缩微品最小化的原则。常见缩微品类型及应用参见附录D

7.1.2 应使用安全片基、高解像力及具有中、高反差性能的银-明胶型黑白缩微胶片。

7.2 检索标识

7.2.1 应在卷片前后标识区或平片标头区输出不需要放大即可阅读的标识信息,以利于缩微品辨识。

7.2.2 可在缩微品正文区输出无需放大即可直接辨认阅读的闪现靶标,以对不同档案内容进行划分。闪现靶标可以是空白画幅,或可直读的文字、数字等。

7.2.3 每份缩微品上应具备至少一种检索编码或标记,包括条码、光点等,以满足计算机检索等多种检索方式的要求。

7.3 索引

7.3.1 应对每份缩微品建立内部索引,并制作成内部索引标板输出在缩微品上,以便于对档案在缩微品上的影像进行定位。内部索引标板内容包括档号、起始缩微号等内部索引标板示例见附录A中的图A.10

7.3.2 多份缩微品上保存的档案存在内在联系时,可建立多份缩微品之间的主索引,并制作成主索引标板输出在相关的每份缩微品上。主索引标板内容包括缩微品编号等信息主索引标板示例见附录A中的图A.11主索引不应替代内部索引。缩微品的使用不应依赖主索引。

7.4 时间戳

7.4.1 缩微品上应包含以标板等形式输出的时间戳,以利于保证其凭证性价值。

7.4.2 时间戳用于标识缩微品制作日期等信息,根据需要,时间戳也可包含具体的制作时间。建议使用由权威授时机构签发的可信时间戳,以更好的发挥缩微品的凭证作用。

7.4.3 卷式缩微品上时间戳一般位于前后标识区,缩微平片上时间戳一般位于标头区。根据具体的应用要求,时间戳也可输出于每一画幅中。

7.4.4 时间戳的日期格式应为YYYY-MM-DD(年--日),时间格式应为hhmmss(时:分:秒),使用24小时制。当需要在每个画幅中输出该画幅的输出时间时,时间宜显示至1/100,格式为hhmmsscc时间戳示例见附A中的图A.4

7.5 缩微品印章

    缩微品上应包含以标板形式输出的缩微品印章,以利于保证其凭证性价值。缩微品印章用于标识缩微品生产环境,内容应包含输出地点、COM设备品牌及型号、胶片类型、缩微品极性、操作系统、应用软件、曝光量、缩率和其他需要标识的内容。缩微品印章示例见附A中的图A.7

7.6 标板

7.6.1  标板种类及内容

缩微品上应包含的标板包括卷片开始标板、盘号标板、测试标板、关联标板、时间戳、缩微品制作批准书、档案原件证明、缩微品印章、缩微品制作说明、著录标板、索引标板等,如需输出数字档案的其他说明信息应一并制作成标板。标板内容及其示例见附录A

7.6.2 标板制作及输出

7.6.2.1 标板应在计算机环境中制作成数字图像,其格式应符合COM设备的技术要求

7.6.2.2 为便于标板的阅读,文字宜使用黑体,在能容纳下标板全部内容的情况下,选用最大字号。同时,为方便缩微品的阅读,可将盘号标板等制作为正像。

7.6.2.3 标板输出位置及输出顺序示例见附录A

7.7 缩微品制作

7.7.1  利用COM技术制作缩微品应符合DA/T 442009提出的程序和建议。

7.7.2 缩微胶片存储环境和使用环境的温湿度存在差异时,使用前,应对缩微胶片进行温湿度平衡调整,使其与使用环境的温湿度接近。缩微胶片应先平衡温度后再开封,然后进行相对湿度平衡。温湿度平衡时间视缩微胶片的体积和温湿度差的大小而定。

7.7.3 出前准备,缩率、尺寸及影像排列、分幅合幅等参数要求,胶片输出过程,胶片冲洗等应符合DA/T 442009的规定。特殊和超大尺寸纸质档案数字图像分幅应符合DA/T 4920126章的规定。缩微平片缩率、各类尺寸要求、影像排列、分幅合幅、区段设置等应符合GB/T 18503的规定。

7.7.4 缩微品制作过程中出现任何错误都应将整盘(张)缩微品重新制作,重做时宜使用与原缩微胶片同一型号的缩微胶片,通过原COM设备输出。对于制作时间非常重要的缩微品,在重做后,应将原缩微品和重做缩微品一同保存,且重新制作的缩微品中应包含“重做”说明标板。

7.7.5 如需制作多份相同的缩微品,应使用同一COM系统和同一型号缩微胶片连续输出,并根据实际时间输出每份缩微品的时间戳。多份缩微品间应建立起合理的关联关系,并在缩微品片盒标签等处进行标识。

7.8 质量检查

7.8.1 缩微品质量应符合DA/T 44200914章的规定。

7.8.2 使用图形COM设备输出的缩微品质量检查方法应符合GB/T 19474.2的规定。使用字母数字COM设备输出的缩微品质量检查方法和密度、解像力及其他质量要求应符合GB/T 17294.2的规定。使用单一内显示系统COM设备输出的缩微品质量检查方法和密度、解像力及其他质量要求应符合GB/T 20494.2的规定。

7.8.3 应对缩微品与光盘的关联情况、缩微品重做和多份制作标识等进行检查。

7.9 缩微品保存

缩微品的保存应符合GB/T 18444的要求和建议。用于长期保存的缩微品不得提供利用。

8 计算机输出光盘(COLD)

8.1 光盘选择

应使用档案级光盘,主要技术指标应符合DA/T 3820084章的规定。

8.2 光盘数据组织

8.2.1 说明文件

说明文件用于存储光盘的相关信息,如光盘编号、光盘类型、保管单位、制作单位、制作时间、拷贝份数、保存内容等。说明文件应以文本形式存储在光盘根目录下。

8.2.2 数字档案

8.2.2.1 应统一规划数字档案在光盘中的存储结构,按一定规则将其分类集中存储。

8.2.2.2 应按照6.2.1.2的要求保存与本张光盘关联的缩微品的所有标板。

8.2.3 关联文件

应按照6.2.2的要求制作和存储关联文件。

8.2.4 其他文件

如需保存时间戳等与数字档案相关的其他文件,其存储结构应进行合理组织。

8.2.5 光盘数据组织结构

应统一规划并按照一定规则合理组织光盘内所有数据。光盘数据组织结构示例参见附录B中的图B.2

8.3 光盘刻录

在即将刻录光盘时,方可拆除光盘盒或串轴盒的外包装。光盘刻录机的选择及光盘刻录的工作环境、刻录方式、刻录速率等应符合DA/T 3820086章的规定。

8.4 光盘备份

为保证数据安全,应制定规范合理的光盘备份策略,进行备份,并注意异地保存。互为备份的光盘间应建立起合理的关联关系,并在光盘标签等处进行标识。

8.5 质量检查

8.5.1 光盘刻录完毕,应对光盘错误率和不可校正错误进行检测。检测方法和检测指标应符合DA/T 3820088章的规定。

8.5.2 应对光盘与缩微品的关联情况、光盘内数据组织情况以及光盘备份情况等进行检查。

8.6 光盘保存

光盘保存的环境、存放方式等应符合DA/T 3820089章的规定。

9 COM-COLD双套保存的凭证性利用

9.1 建议使用第一代缩微品进行凭证性目的利用。

9.2 缩微品上的时间戳和缩微品印章是其进行凭证性利用的重要依据。

9.3 如对COM-COLD双套保存成果的真实性存在争议或怀疑,应首先对缩微品进行考证。应查考缩微品制作的工作记录,比较受检缩微品和相同条件下产生的其他缩微品的时间戳、缩微品印章,以及胶片的外观、极性、光泽度、厚度、银盐涂层等物理特性。在确认其真实可信后加以采用。

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