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《宁波市纸质档案数字化规则》解读

发布时间:2016-02-17 16:36:00    访问次数:    字体:【 】      
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     为进一步提高全市档案信息化建设水平,规范推进纸质档案数字化工作,根据《电子文件管理暂行办法》、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)和《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》(浙档|2007|4号文件)(以下简称《实施细则》)等法规和档案工作业务规范,结合我市当前纸质档案数字化的实际,市档案局制定《宁波市纸质档案数字化规则》(甬档|2013|35号文件)(以下简称《数字化规则》),已于2013年10月25日印发。为便于大家对本规则的理解与执行,以下是对本《数字化规则》常见疑问的解读。
    问:介绍制定《数字化规则》的背景和过程?
    答:《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)是由国家档案局2005年4月30日发布,于2005年9月1日实施,自该标准实施以来,对规范和加强各单位纸质档案数字化管理、促进数字化成功更好地服务社会发展发挥了积极作用。近年来,随着我市社会的快速发展以及信息技术的广泛应用,档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化,该国家标准中某些规则已经无法较好地适应本市档案数字化工作的需要。
作为规范和指导我市档案信息化建设的数字化规则,是根据国家标准和《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》(浙档|2007|4号文件),对本市数字化现状进行实地调查,结合宁波市实际,多次提出修改意见与建议,最终对纸质档案数字化的基本要求、档案整理、扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、验收、备份、数字化成果管理、移交等各个方面,制订了详细全面的加工规则。
    问:制定《数字化规则》的意义?
答:该《数字化规则》的实施,不仅对于规范市直单位的纸质档案数字化起到积极作用,而且对于全市纸质档案的数字化工作具有普遍指导意义,是当前及今后一个时期,规范我市纸质档案数字化工作的一个指南,与国家标准和省局的实施细则相比,本规则在许多方面都有新的发展与深化,更加切合宁波市档案工作实际。
    问:与之前的《技术规范》和《实施细则》相比,此次制定的《数字化规则》做了哪些调整?
    答:此规则主要参照于浙江省档案局发布的《实施细则》,在该细则基础上,结合实际,做以下调整。
    (1)在数字化加工过程管理中增加各个环节的登记记录,以此来加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制。
    (2)扫描分辨率规定为200dpi以上,进馆要求纸质档案300dpi,图片600dpi。
    (3)用于代替原件保存和需要移交至市档案馆的档案,细则中存储格式只允许采用TIFF格式,本规则增加JPEG格式。用于提供网络查询的扫描图像存储格式取消JPEG。
    (4)存储结构要求
对移交时存储格式进行了详细的规定。
    (5)命名格式(二)中的调整
保管期限用“10年”、“30年”、“永久”标识,不用一位阿拉伯数字标识。
档案室编件号是归档文件的流水号,由五位阿拉伯数字标识调整为四位,如“0002”表示第2个文件。
    (6)数据验收
    主要变化有:一是抽查比例由《纸质档案数字化技术规范》要求的5%以上,实际取20%的比例进行检查;二是:档号的合格率要求达到100%,图像文件的命名必须与条目档号相一致,一致率要100%;
    (7)目录建库应选择通用的数据格式,向市档案馆移交时应转换为DBF或XML格式(新增)。
    (8)凡用作长久保存和需要移交至市档案馆的档案,应采用离线方式进行刻盘备份。备份载体可选用CD(新增)、DVD或BD-R(新增)光盘。
    问:如何安排贯彻和执行《数字化规则》?
    答:本《数字化规则》自2013年10月25日起施行,为了贯彻落实好《数字化规则》,下一步,我们将积极做好以下工作:一是广泛开展《数字化规则》的宣传培训工作,引导各部门、各单位的有关负责人和档案工作人员准确理解和把握《数字化规则》的内容和要求。二是加快制定《数字化规则》的新旧衔接办法,指导各部门、各单位做好新旧衔接工作。三是根据《数字化规则》编写解读材料,对此次制定的重点内容进行详细讲解和说明,确保《数字化规则》的顺利实施。

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