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浙江省卫生监督档案管理办法(试行)

发布时间:2007-11-22 10:09:00    访问次数:    字体:【 】      
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    第一章 总    则

    第一条 为加强浙江省卫生监督系统的档案管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在卫生监督事业发展中的作用,为社会主义现代化建设服条,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等法律、法规的规定,井结合实际,特制定本办法。

    第二条 卫生监督档案,是指各级卫生监督执行机构在卫生监督、监测(卫生质量抽检)、卫生行政稽查、卫生行政许可、卫生行政处罚、卫生宣教、科研培训及党政管理等活动中直接形成的,对国家和社会、本单位工作具有查考、利用保存价值的文字、图表、声像等各种载体、各种门类的历史记录。

    第三条 卫生监督的档案工作是卫生监督工作的重要组成部分,是提高卫生监督工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必备条件。

    第四条 各级卫生监督执行机构要加强对档案工作的领导,确定一名领导分工负责,并列入工作计划和议事日程,切实解决档案工作中的实际问题。

    要提高档案管理的现代化水平,配备计算机和适用的档案管理软件,运用计算机辅助档案管理。

    各级卫生行政部门要把卫生监督执行机构的档案工作列入发展规划和检查、考核、评比内容;各级档案行政管理部门要加强对卫生监督档案管理工作的监督和指导。

    第五条 各级卫生监督执行机构对本单位形成的各种门类、载体的档案实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

    第二章 档案机构及其职责

    第六条 省卫生监督所负责全省卫生监督档案工作的业条指导,同时接受省卫生行政部门和省档案行政管理部门的监督、指导和检查;市、县(市、区)卫生监督执行机构负责本单位的档案管理,同时接受上级卫生监督执行机构与同级卫生行政部门和档案行政管理部门的监督、检查和指导。

    第七条 各级卫生监督执行机构应建立和健全综合档案室,承担本单位统一管理档案工作的职能。

    第八条 县以上卫生监督执行机构的综合档案室,应配备一名以上专职或兼职档案管理人员。应保证兼职档案人员从事档案工作的时间,保持档案管理人员的相对稳定。

    各级卫生监督执行机构的内设机构(科室)应确定兼职档案员,负责本部门文件材料的积累、整理和归档工作。

    档案工作人员应忠于职守,努力学习,具备专业知识,必须取得档案管理岗位资格证书,持证上岗。

    第九条 综合档案室的基本职责

    (一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针、政策,建立、健全本单位档案工作的各项规章制度。

    (二)督促、指导和协助本单位文书处理部门和业条部门对所形成的文件材料进行整理和归档工作。

    (三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案。

    (四)对下级卫生监督执行机构的档案工作进行监督和指导。

    (五)遵守国家有关保密的规定,确保国家秘密的安全,维护本单位及专业人员、管理相对人的知识产权和利益。

    (六)组织开发利用本单位的档案信息资源。

    第十条 各级卫生监督执行机构必须有专用的档案库房。配备阅览室和档案工作办公用房。档案库房要有温湿度控制及防盗、防火、防光、防霉、防虫、防尘等安全保护措施,配备相应的设备。

    档案管理人员应定期检查档案的保管状况,对破损或褪变档案进行及时修复。

    第十一条 档案管理人员的待遇应与其他专业技术人员等同。按国家有关规定,档案管理人员可分不同情况,分别评聘档案专业、卫生专业或其他专业的技术职条。

    第十二条 各单位对在管理和开发利用档案信息资源工作中做出显著成绩的集体或个人,应当予以奖励;对违反档案管理法律法规的,要依法予以处理。

    第三章 档案管理

    第十三条 各级卫生监督执行机构应建立和健全文件材料的归档制度,并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责,作为考核的重要内容。

第十四条 各级卫生监督执行机构在工作中形成的应归档的文件材料,必须按照规定,定期向本单位的综合档案室移交,并办理移交手续。任何个人不得据为己有。

    归档范围按《浙江省卫生监督文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。

    第十五条 归档时间

    (一)各级卫生监督执行机构在各项工作活动中形成的文件材料,按规定在第二年初将应归档的文件材料进行系统整理,组成保管单位,由部门负责人审定后归档。

    专项工作如卫生监督检查、卫生行政处罚案件、公共卫生突发事件、健康相关产品、场所卫生质量抽检、专题调研、科研课题调查、会议、培训、宣传等重要活动待结束或告一段落时,及时做出总结或经成果鉴定后一月内归档。

    科研课题项目完成后及时归档,研究周期长的项目,可分阶段归档。

    仪器设备材料安装验收合格,正常运行后即归档。

    单位基建工程项目竣工验收后即归档。

    论文、著作、科技文章正式发表后原件即归档。

    单位编写印制的出版物、汇编、教材、简报等,原稿(领导签发稿)、印本与电子文稿印毕后一并归档。

    对法人单位的监督管理档案实行一户一档的动态管理,即以一个管理相对人为单位建立一个保管单位,内容包括卫生行政许可和日常卫生监督的文件材料。卫生行政许可材料由经办人员在办理完毕每一次的审核发证、验证、换证工作后,于半年内将整理后的有关文件材料移交兼职档案员保管;卫生监督的文件材料,在每次监督检查后整理,于半年内将有关的文件材料移交部门兼职档案员保管,年内形成的文件材料必须于次年初归综合档案室。每年形成的文件材料归入同个单位的案卷中。

    非法人单位的监督档案,按一户一卡的形式管理。将卫生行政许可材料及日常监督的情况录入卡中,便于索引和查找。卡片可保管在材料形成的部门。

    卫生行政处罚案件按一案一件的形式管理。各级卫生监督执行机构应将结案后的案卷材料移至作出决定的卫生行政部门保管。本单位可复印留存。

    当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,由会计机构编制移交清册,移交本单位综合档案室统一保管。

    照片档案、录音带、录像带、光盘等特种载体档案随纸质档案归档时归档。

    第十六条 各级卫生监督执行机构的档案工作要与本单位的工作紧密结合,实现"四同步",即布置、检查、总结、验收。各单位、各部门在检查、验收工作任条、建设项目(工程)和仪器设备时,应同时检查文件材料的齐全、完整、准确情况,文件材料不合要求的,不能通过验收。

    单位工作人员因公外出参观、学习、培训、考察和参加各种会议等,其带回的文件材料必须按归档范围的规定,及时向综合档案室归档。

    第十七条 归档要求

    (一)归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承担,档案管理人员负责指导和协助。综合性会议文件和跨部门联合承办的文件应由办公室及牵头部门负责整理。

    (二)归档文件必须是原件 (外来复印件除外),做到完整、齐全、系统、准确,底稿与印件一并归档。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。纸张质量符合要求,用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格。书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合归档要求的耐久字迹材料,不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、签字笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久材料;传真件应与复印件一起保存归档;不得使用涂改液。归档文件上有金属物的,应去掉,重新缝(粘)合。

    一式数份的发票、检验报告、鉴定证书及报表等,如必须使用复写纸,应当使用标有"DA"的圆珠笔芯及档案用复写纸。

    (三)归档文件要求排列、编号、编目规范有序,编制准确,按件号装盒。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应采用计算机打印或符合档案保护要求的字迹材料,禁止使用不耐久的书写材料进行填写。

    (四)归档文件必须经形成部门负责人审定,并在盒内备考表检查人栏签字。

    (五)单位内各部门应按综合档案室统一规定编写全宗号、进行排列、编号和编制必要的检索工具。在向综合档案室移交档案时,应按目录点清后,双方在移交目录上签字。

    第十八条 各单位必须对归档质量进行超前控制,确保归档文件的齐全、完整、准确和规范,字迹、用纸符合归档要求。要定期检查各部门归档文件的整理环节,突出重点,对准备归档的文件质量进行全面检查,对不归档和拟销毁的文件进行复查和审定。

    第十九条 综合档案室的全部档案,应进行统一的分类、编号、编目和排列。使用计算机和有适用的档案管理软件的单位,文书档案以"件"为单位整理,整理办法按《浙江省卫生监督归档文件整理规则》执行。

    科技档案整理按《科学技术档案案卷构成一般要求》标准执行。

    声像等特种载体档案的整理按国家档案局有关照片、磁性载体档案管理办法执行。

    第二十条 根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和卫生部、国家保密局颁发的《卫生工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》等有关规定,卫生监督档案划分为秘密、机密、绝密三种密级,并及时做好密级的复核、变更、解密工作。

    第二十一条 各单位应建立档案的统计制度,对档案的收进和移出、保管和利用等情况进行统计分析,并准确编制档案工作情况统计年报,及时上报当地档案行政管理部门。

    第二十二条 卫生监督档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。各单位应按照《浙江省卫生监督文件材料归档范围和档案保管期限表》制定本单位的档案保管期限表,作为划分档案保管期限的依据。

    第二十三条 各单位应成立由单位领导、档案管理人员和业条科室负责人组成的档案鉴定小组,负责本单位档案鉴定工作的组织和实施。销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经单位负责人批准后,由二人以上在指定地点监销。监销人员需在销毁清册上签字。

    第二十四条 各单位档案室对永久、长期保存的档案,满二十年后,应做好定期向地方档案馆移交档案的工作。移交档案,应根据移交目录,经双方逐卷(件)清点、核实,井在交接文件上签名盖章。移交档案,必须派专车,由单位档案管理人员押运,以防丢失。

    第四章 档案利用

    第二十五条 各级卫生监督执行机构的综合档案室,要应用计算机对室藏档案进行存储与检索,积极主动地开展档案、信息的利用工作,为本单位、本系统的各项工作提供服条,并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。

    第二十六条 各级卫生监督执行机构要建立档案的阅览、外借制度,按规定办理利用手续。根据档案的密级程度,确定不同的利用范围,规定不同审批手续。综合档案室在向利用者提供档案的同时,应根据需要要求利用者如实填写《档案利用效果登记表》,利用工作结束后,利用者应及时归还。

    第二十七条 各级卫生监督执行机构的综合档案室应开展档案的编研工作,围绕单位中心工作与有关部门相互合作,编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等通用性编研材料和专题档案编研材料。

    第二十八条 各级卫生监督执行机构综合档案室保存的档案属国家所有,在保守国家、单位和个人秘密的前提下,应依照规定,制定对社会提供利用的程序和范围,满足社会各方面需要。

    第五章 附    则

    第二十九条 应积极运用计算机辅助档案管理,实行文字、图表、声像等不同门类、载体档案的存贮和开发,实现档案信息网络传输,信息共享。

    第三十条 人事档案的管理,根据各地具体情况和有关规定自行确定管理办法。

    第三十一条 本规定公布实施前已整理的档案,按本规定要求逐步调整。

    第三十二条 本规定由浙江省卫生厅、浙江省档案局负责解释。

    第三十三条 本规定自公布之日起施行。

 

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