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新形势下档案馆安全工作的现状及对策
时间: 2012-02-10  来源:

宁波市档案馆1983年建馆,经过20多年的努力,我馆基础设施建设、档案资源建设和各项业务建设取得了长足的发展,2008年6月通过国家一级综合档案馆认定。我馆现有建筑面积8000余平方米,库房面积1700多平方米,设有接待大厅、查阅大厅、展览大厅、特藏室、接收室、全宗管理室、目录室、总控室、计算机房等功能用房。我馆现有馆藏档案375 个全宗,基本涵盖了我市不同历史时期和各类具有典型性、地方性、代表性的国家机关、企事业单位、重大活动和地方知名人士等档案,是国家的宝贵财富,所以档案安全工作也显得尤为重要,近年来,宁波市档案馆贯彻国家、省有关部署,加强工作机制创新,在开展档案安全工作方面进行了一些探索,现将有关情况向大家作简要介绍。
    一、宁波市档案馆档案安全工作基本情况:
    近年来,宁波市档案局对档案馆安全工作思想重视,制度健全,落实,安全形势总体较好。
    (一)档案安全意识较强。宁波市党委、政府高度重视档案安全工作,经常实地考察档案馆工作情况,对做好档案安全工作作出重要指示,协调解决档案安全工作有关问题,在议程纳入、经费投入、工作部署等方面为我市开展好档案安全工作创造了一个良好的宏观环境。市人大专门组织开展贯彻实施《档案法》情况的专项执法检查,为档案安全工作创造了良好的法制环境。市财政部门逐年加大档案事业经费投入,保证了档案事业发展的经费急需,2008年至2010年市财政局下达的档案事业经费分别为270万元、286 万元,366 万元,同比分别增长11.6%、5.9%和 12.7 %,保障了档案安全工作的正常开展。市档案局充分认识档案安全的重要性,把档案安全工作作为各项业务建设的重中之重, 2008年举办全市档案人员档案安全管理专题培训班,加强了对档案系统干部职工的安全教育;2010年,市档案局党组与相关处室签订安全工作责任状,一级抓一级、层层抓落实,确保档案安全工作落到实处。
    (二)档案利用安全,管理有序。市档案局重视档案利用安全工作,我馆馆藏满30年档案(1981年以前形成档案)已全部进行鉴定,明确划分了开放或限制使用范围,对不开放档案建立馆长负责的审批制度;利用档案都有登记(审批)手续,登记内容完整齐全;离馆利用的档案,都经过严格审批;查阅、摘录、复制及审批手续到位;我馆专门研发了前台档案利用登记与库房调卷管理系统,实现了前台档案利用调卷信息库房实时打印与利用登记表和出入库记录同步登记功能,提高了档案利用中实体流向的有效监管;查阅大厅安装监控探头,确保档案利用处于全过程监控中;2008年,市档案局利用监控设备发现了一起相对人涂改档案违法行为,并依据视频证据对相对人作出了相应的行政处罚;2011年,《宁波市档案馆档案利用办法》出台,使规范利用档案行为有了法规性依据。 
    (三)国家重点档案抢救和保护得到加强。宁波市党委和政府十分重视重点档案的抢救和保护,将抢救与保护经费纳入年度档案事业经费预算中。至2011年10月,市档案馆馆藏民国档案数字化扫描加工已全部完成。近年来我馆依托重点档案抢救保护,以数字化扫描加工为主要手段,积极开展各具特色的档案资源专题库建设,内容涉及房产、土地、山林、学籍等民生领域,取得了较好的成绩。
    (四)馆库保管条件得以改善。近年来,我馆加大馆库建设投入,馆库配备智能电动密集架、松下变频多联空调机组、恒温恒湿机、除湿机、火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统、气体灭火系统、楼宇自控系统、门禁控制管理系统等,并配有先进的计算机等现代化管理设备,能较好地满足档案馆保管需求,库房温湿度达到国家规定要求,并专门设置档案特藏室,将珍贵档案专库存放。
    (五)档案信息安全有进展。宁波市档案信息安全情况基本良好,2010年,与长春市档案馆结成重要档案异地备份交换基地,将重要档案纳入异地备份。同时,定期开展档案异质备份工作,电子文件的备份采用光盘备份、异机备份、移动硬盘备份,日常档案、文件数据备份工作基本正常有序。全市档案局馆都已建设有网站,95%以上的网站服务器放置在当地政府信息中心,由相关信息中心负责信息网络安全(包括防火墙、病毒防护、网站数据备份)。档案信息系统目前主要是对馆藏档案进行目录级数据库建设,相关档案目录可在馆内查阅厅(室)进行检索。网络平台、档案信息系统基本运行正常,上网信息采用录入前严格审查。
    (六)、档案登记备份工作进展顺利。通过深入调研确定目标,召开全市局馆长会议部署工作和两次有力的督查,我市档案登记备份工作进展顺利。先后制定下发了《关于开展全市数字档案室建设的通知》和《全市数字档案室建设规范(试行)》,积极推进市直机关、国有企事业单位数字档案室建设工作。并结合数字档案馆项目建设,推进虚拟档案室应用,市档案局在《档案馆接收办法》中进一步明确了档案接收进馆实体与数字化成果同步接收的要求。确定进馆单位档案登记备份试点6家,实际完成6家,完成率为100%。
    (七)档案安全应急管理初步建立。为有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件,确保国家档案资源的安全,我馆制订了档案工作突发事件应急处置预案;初步建立了档案安全突发事件预警机制;建立健全日常的档案安全工作网络,对工作人员进行了相关安全知识教育,定期开展消防安全培训、灭火演练等,以增强对档案工作突发事件的防范意识和应对能力;定期对馆内防灾、救灾设备设施进行检查,及时更新添换设施器材;周末、月末、季度和重大节假日前均进行例行的安全检查,发现安全隐患及时整改落实,做到预防工作日常化、正常化,2011年5月16日,我市举行“兰台护盾——2011年宁波市档案与电子文件突发事故与灾害应急演练”,市委常委、秘书长王剑波担任演练总指挥。
    二、存在的主要问题:
虽然,到目前为止,我馆未发生档案工作安全事故,但也存在一些问题。
    (一)档案馆库安全存在隐患。市档案馆现有大楼是2004年7月竣工投入使用的,用地面积4700平方米,建筑面积14856.6平方米,目前市档案馆使用1-5层约8000余平方米(其中库房1700平方米),仅能容纳不到30万卷档案,无论馆藏资源还是库房面积,馆库建设远远滞后于宁波经济社会发展,也和省内、国内其他城市的档案馆建设存在较大差距,馆库问题已成为制约档案安全工作的瓶颈,馆藏已严重饱和,大量应进馆档案无法接收进馆,导致国家档案馆无法履行法定的接收进馆职责,严重影响宁波档案事业发展。
    (二)安全监管力量不足。受经费及人员编制、人员队伍建设的影响,一方面业务精的维护技术人员缺乏,设备设施的维保工作展开尚缺少保障;另一方面,缺乏专门的安管人员,部分安全管理制度执行不够到位,如利用完毕交接档案一般都清点卷数,很少做到清点到页;市档案馆尚未开展对馆藏重要档案的缩微、仿真工作。
    (三)应对突发事件缺乏实战经验。因受场地、资金、设备等条件限制,虽有档案安全培训但缺乏实战训练、虽有演 练但质量不高,普遍缺乏安全事故和救灾实战经验;档案工作突发事件信息通报和舆论引导能力建设需要加强;特别是档案馆应急物质储备和应急专业化队伍建设,与国家总体应急管理要求有明显距离。
    (四)档案人员队伍建设有待加强。受档案安全技术与人才因素制约,市档案馆缺乏档案抢救知识与技能,难以解决重要档案抢救保护问题;缺乏档案信息化人才,一定程度制约了档案信息化的顺利进行。
    三、加强档案安全工作的对策和措施:
    (一)进一步提高档案安全工作重要性的认识,切实加强对档案安全工作的组织领导。确保档案安全,是档案工作首要任务。我馆将从落实科学发展观和构建社会主义和谐社会的高度,充分认识档案安全的重要性,坚持安全发展的理念不动摇。切实加强对档案安全工作的领导,实行档案安全一把手负责制。牢固树立"安全第一、预防为主"的思想,坚决防止和克服松懈、侥幸心理,确保档案安全万无一失。
    (二)进一步规范档案安全工作,认真抓好制度落实。我馆将认真梳理档案安全工作的具体内容、标准要求,对现有规章制度进行认真清理,进一步建立健全档案安全工作机制、体制;定期组织开展档案安全检查,对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方重点检查,对薄弱环节和安全隐患制定切实可行的整改方案,采取有效措施,及时查漏补缺,把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来;要真正做到责任到人,措施到位,对于忽视预防、疏于管理、制度不健全、责任不落实、人员不到位造成档案安全责任事故的,严肃追究责任;切实规范工作流程,确保各个工作环节衔接准确,不出差错,不出事故,使档案安全工作不留死角,全面提升我馆档案安全工作水平。
    (三)进一步创造条件优化档案安全工作环境。我馆将针档案安全工作中的重点问题、长期得不到解决的或档案部门自身无法解决的难点问题,积极创新思路,努力争取党委、政府和有关部门支持,寻求有效途径、有力措施,创造条件改善档案安全工作环境:一是争取新馆建设尽快列入基建规划,确保档案馆库建设符合档案事业发展要求;二是加大档案安全设备设施投入,确保档案安全保管;三是加强人才招聘、引进,确保档案队伍建设。
    (四)进一步加强档案干部业务培训,提高做好安全工作和应对突发事件的能力。我馆将进一步加强对档案人员安全教育,提高工作人员责任心和档案安全意识,摒弃侥幸心理、麻痹思想,进一步提升安全防范和应对能力。应定期检查并及时更换安全设备设施;定期和重大节假日进行例行的安全检查。将档案安全教育重点放在消防安全培训、灭火演练;积极建立应急物质储备和应急专业化队伍,开展应急预案实体演练。
                                                                                           二0一一年十月三十日

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