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2009年度宁波市档案馆迎接国家档案局安全督查活动自查情况汇报
时间: 2012-02-10  来源:
    根据国家档案局《督查情况表》要求,我馆进行了认真的自查,现将有关情况汇报如下:
    一、基本情况
    宁波市档案馆1983年建馆,经过20多年的努力,市档案馆基础设施建设、档案资源建设和各项业务建设取得了长足的发展,2008年6月通过国家一级综合档案馆认定。市档案馆现有建筑面积7500余平方米,库房面积1500多平方米。设有接待大厅、查阅大厅、展览大厅、特藏室、接收室、全宗管理室、目录室、总控室、计算机房等功能用房。市档案馆现有馆藏档案375 全宗 139622 卷,馆藏图书、报刊、资料 24199 册。基本涵盖了我市不同历史时期和各类具有典型性、地方性、代表性的国家机关、企事业单位、重大活动和地方知名人士等档案。市档案馆还以代保管形式,接收了城建、房产、税务、公证、保险、审计等业务档案 6万余卷。
    二、国家档案局督查活动自查情况
    经对照《督查情况表》自查情况如下:
    (一)、档案利用安全情况
    为应对档案利用安全,我馆成立了档案利用工作领导小组,领导小组下设办公室,办公室设在管理处,明确了对利用工作的领导。以新馆建成投入使用为契机,积极推进利用安全设施建设,档案查阅大厅安全宽敞,安装多个摄像头,对档案查阅情况进行有效监控。配备有专门的接待大厅,有专人接待和提供咨询服务。制定了《宁波市档案馆档案资料与已公开现行文件利用办法》、《宁波市档案馆档案资料借阅办法》等开放利用制度,并通过网站、宣传册的形式向利用者公开档案资料利用规定和手续,配备有工具书、笔、墨等服务用品供利用者无偿使用,同时禁止利用者自带照相机等复制工具进入查阅大厅。在利用中我馆严格档案利用登记制度和手续,于 2007年建立了电脑和纸质两套同步登记制度,认真仔细审查利用者的有效身份证件,对不符合手续的利用者一律不予办理,并向他们耐心解释以求理解。近年来,我馆严格把关未开放档案的查阅手续,未开放的重要档案都经过馆长审批,我馆对档案借阅制定了更为严格的审批手续,档案未经馆长同意,一律不准外借。2009年档案外借离馆只涉及到新四军历史研究会一起,大多是本局馆工作人员因工作需要借阅档案,且多以资料为主,档案较少。档案借阅归还时,工作人员都会严格做到认真清点,确保不出任何纰漏。对借阅者,我馆工作人员都能做到定时催还。在提供利用时尽量以复制件代替原件利用,延长档案的使用寿命。提供利用复制件占已复制档案的100%。在利用中积极创新利用机制,开展有函电代查和代抄、代复制等业务,既方便了群众,也保证了档案利用安全。2009年1月到4月底,共接待利用 953 人次,利用档案3815卷。
    本馆馆藏满30年档案(1977年以前形成档案)已全部进行鉴定,明确划分了开放或限制使用范围,并编制有簿式和机检式开放目录供利用者检索。新一轮的鉴定工作(1978年至1980年)也于2008年6月开始,共有五名工作人员参与鉴定工作,新一轮审卷已完成4228卷,其中开放数1326卷,开放文件17531件,限制数2902卷。
    (二)、档案库房安全情况
    本馆制定了《宁波市档案馆库房管理制度》,对档案库房实施专人管理,未经批准,不得擅自进入库房。加强库藏档案资料的安全保管和保护工作,定期或不定期对档案数量、状况进行检查,建立档案特藏室,对珍贵档案进行了特殊存放和特殊保护。库房管理人员建立了馆藏档案资料调阅记录,及时、准确掌握档案资料进出库情况,库房每天坚持《库房日志》。
    (三)、档案馆室档案保管情况
    市档案馆配备有智能密集架187列,密集架排架总长度为9582.96米,其中富余排架长度达到6257米,满足今后十年接收的需要。我馆对馆藏资料采取年度抽检和每三年全面清查一次的方式,定期检查馆藏档案资料情况,并及时处理检查中发现的问题,保证档案的完整、规范和安全。馆藏档案资料经过系统整理,案卷各项编号齐全,每列、层架柜均有清晰的存放标志,所有馆藏档案资料均建有存放索引。本馆所有馆藏档案都经过系统整理,全宗区分清楚准确,有系统编号,都建有全宗卷,档案以卷、盒为基本保管单位并有封皮,全部建有案卷目录,除会计、照片档案外,永久、长期档案都有卷内目录,卷内文件张页有系统编号,案卷基本都有比较准确的标题和齐全的文件目录。                                   
                                                                                                二00九年六月十日
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