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档案业务常见问题解答

发布时间: 2013-07-17    访问次数:    字体:【 】      
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1、问:我们学校于2013年建成校舍(列为宁波市重点工程),但尚未通过竣工验收,但建设单位打电话过来要把基建档案移交我校档案室。我记得培训时老师曾提到:“项目档案验收合格后,建设单位应按合同及规定的要求,在项目正式通过竣工验收后三个月内,向使用单位及其他有关单位办理档案移交”。如此校舍尚未通过验收,就将档案匆忙移交使用单位(我校)是否合理?
   答:代建单位这样做是不太合理,第一,学校这个项目是宁波市重点建设项目,必须由档案行政管理部门进行档案专项验收,通过以后才可以进行综合竣工验收,再办理向学校综合档案室移交手续。第二,项目的其中一部门文件资料还得移交给城建档案馆。这二项工作一定要做的,否则学校综合档案室不能确定材料的齐全、完整、准确。

2、问:关于科技档案的分类和归档:我公司是高速公路公司,现在已经竣工验收完毕,建设期的基建的科技档案已经归档。现在公司主要工作是高速公路的道路日常养护、绿化养护、路面沉降加铺、小修保养、坑洞修复、房屋的维修、桥梁维修或加固等,请问这些形成的文件,是否还需作为科技档案归档,如果要归档,该怎样分类。
   答:上述文件材料依就归入科技档案,可以按年度—项目分类组卷。

3、问:国家新出台的企业档案保管期限表包括科技档案吗。一般设备档案保管几年;基建档案保管几年。我们企业的业务类合同非常多。根据国家新出台的企业档案保管期限表要永久保存?
   答:国家新出台的企业档案保管期限表主要是指管理类档案保管期限表,主要包括企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等。
 《规定》第十二条  企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定、标准,结合企业实际执行。
 《规定》第七条  企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。

4、问:本单位印发的〈关于开展慈善一日捐活动的通知〉和〈关于做好资产清查工作的通知〉,这样的文件我认为存10年,但按照本单位形成的文件材料是归档的重点,这类的保管期限是10年还是归30年。
   答:第一份如果是有文号以红头文件形式下发的,和单位工作人员捐款的清单一起,就归10年,如果不是以红头文件下发的,就不用归档,只归单位工作人员捐款的清单就可以了。
   第二份文件:是不是你们单位的主要业务工作,如果是的话,就归30年,如果不是的话,就归10年。

5、问: 机关档案业务建设规范中提到编写页码统一在每页材料的右上角,左上角。请问老师现在是不是有新的规范?
   答:文书档案页码编法一般是正面的右上角,背面有字的就敲在左上角。

6、问:科技档案的长期是几年?
   答:科技档案的保管期限分为永久、长期、短期。长期一般60年。

7、问:我们工程结束后,有很多做废图纸和资料要处理,请问宁波有档案局指定的销毁地点吗?我们公司在宁海。
   答:若是保密废纸,请与当地保密局联系;如不是保密废纸可自行处理。

8、问:想问下可有文件规定科技档案、文书档案、财务档案等的范围?在哪里可以找到这些文件或内容?
   答:在宁波档案网的政策法规下可以找《会计档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。

9、问:干部任免的专题索引怎么做,怎么样的表格格式,能不能用表格形式举几个例子。
   答:姓名,性别,年龄(出生日期),任职岗位和级别,任职时间等要素要齐全,有的还可加上民族、党派、籍贯等情况。

10、问:请问1.废旧印章需要作为印章档案保存吗?保存年限有规定吗? 2.现在的照片都是数码相机拍的,是否只需用光盘刻录保存即可?
    答:1、需要保存,长期。  2、需刻录光盘,重要的、有代表性的仍须冲洗。

11、问:1、档案移交时,里面资料的清单是否要一式二份,复印给当事人一份呢?因我司档案建的都是一户一档,复印的话,份数太多了,是否可以建一份移交登记簿,写明材料内容、份数、移交日期、移交人,接交人,就可以了呢?
        2、移交日期是否以最后修整完毕的日期为准?
        3、卷内目录中的日期,如果一张表格中有多个日期,比如申请日期、调查日期、审批日期,那卷内目录中的日期是否以审批日期为准?
    答:1、需一式两份。
        2、以修改完毕的日期为准。
        3、卷内目录以文件的落款日期为准。

12、问:实物档案案卷号通常用哪个字母表示,怎样表示整个案卷号如“H1-1”更好。
    答:如果你们单位自己有编号,就按照自己的编号;如果未分类,也可用大流水号编写。

13、问:请问科研档案应该怎么整理为正确呢?我是按照所有课题的开题材料为一卷,所有课题的结题材料为一卷(注:我单位的开题材料和结题材料均不多),然后时间是按照结题的年度的,比如:某个课题是06开题-07年结题的,我就全部归为07年,这样可以吗?
    答:课题结束以后归档,归入课题结束的一年;组卷是以一个课题从立项到结束的材料来组卷的。

14、问:在整理档案时,应该以正文下面的发文日期为准还是以印发文件日期为准?
    答:领导签发日期为准,也就是盖红章的发文日期为准。

15、问:特种载体档案具体如何分类?
    答:有照片档案、光盘档案、录音、录像档案、实物档案、印章档案。其中实物档案包括:证书、奖牌、锦旗、匾、字画等。

16、问:标准的医院人事档案要分几大类,具体有哪些?
    答:根据1991年4月2日中央组织部国家档案局发布的《干部档案工作条例》,人事档案分为十大类。第一类是履历材料;第二类是自传材料;第三类是鉴定、考核、考察材料;第四类是学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料);第五类是政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料,党籍、参加工作时间等问题的审查材料);第六类是参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;第七类是奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹);第八类是处分材料(包括甄别、复查材料,免于处分的处理意见);第九类是录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国,退(离)休、退职材料及各种代表登记等材料;第十类是其他可供组织上参考的材料。

17、问:单位内部党政文件手写的草稿还需要存档吗,有些文件是直接电脑起草打印的也没手写搞,现在我们内部每发文前领导会在发文稿纸上签字(稿纸上印有文号、标题、签发人等),采用正式文件+一页发文稿纸归档,可否?
    答:如果文件形成过程中没有手写草稿的话,就不存在归档的问题。现在一般都采用正式文件+文件签发单的形式归档,所以你说的是可行的。

18、问:请问,到期的会计档案鉴定销毁程序怎样,涉及到的销毁清册能否提供样本?我们公司上面有集团公司在,销售清册除了本公司单位负责人签字后还需集团负责人签字吗?
    答:会计档案到期后,经过财务部门和档案部门的鉴定,确无保存价值的,可以销毁。要出具鉴定报告,并有销毁清册,销毁清册实际上就是要销毁的会计档案的案卷目录。销毁的批准文件要单位负责人签字,如果集团公司有规定,按照规定执行。具体档案销毁时,要两个人监销,并在每一页的销毁清册上签字。

19、问:我校是1978年开始建档的,如果采用密集架的话,档案库房的面积标准应是多少?
    答:档案库房的面积标准不一定,这要看你单位条件,一般是能容纳你单位15年保存的档案。

20、问:招投标文件应该如何归类?
    答:按招投标程序进行归类,还要注意对评标、议标过程中的专家意见、会议纪要以及中标通知书的材料收集。

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