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基建档案如何整理?

发布时间: 2014-05-12    访问次数:    字体:【 】      
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答:一、整理原则

1、遵循基建档案的自然形成规律,保持档案材料之间的有机联系,便于保管和利用。

2、充分利用原有的整理基础。

3、区分不同项目,保持各工程项目文件的成套性。同一工程项目内,应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、扩建、改建的全过程。

     二、整理方法与步骤

 一般分两个过程完成:

1、文件材料形成之后,由基建部门或基建人员在本单位综合档案室档案员的协助下进行整理—组织保管单位进行基本编目—向综合档案移交归档;

2、移交之后,由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。

基建档案的整理工作包括以下步骤:

对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。

1、对文件材料属性的鉴别

⑴ 文件材料属性的鉴别

就是将基建文件同其它文件,如房地产权文件(包括房改文件)、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区分开来。

应注意:凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料,应纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。关于基建、设备的一般管理性文件,如不涉及具体工程项目或设备,应纳入文书档案整理,有关基建项目的诉讼材料应纳入文书档案。

⑵ 完整性的鉴别

项目文件材料应严格依照归档范围收集齐全、完整成套,在一套工程项目文件材料内不能缺项,在一份文件材料内不能缺张少页。

⑶ 准确性的鉴别

档案的准确性指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和

建设全过程。

⑷ 保存价值的鉴别

目录确定保管期限,依照基建文件材料保管期限表进行。

2、分类

⑴ 单位基建项目少,形成的文件材料也少,只设基建档案大类,可与房地产权档案合并称基建房产档案。如果基建项目较多,且工程复杂,形成的文件材料较多,在大类下按工程性质或项目设置二级类目。

⑵ 编码:大类采用汉语拼音字母法。基建档案---J;二级类目采用阿拉伯数字。大类与二级类目代码一律连定,如J1J2。类目代码与案卷号在同一行书写的,其间一律用“- -”隔开,如J- -5J1- -3;分成两行书写的不使用间隔符号。

3、组卷方法

⑴ 按子项工程分别组卷。如主档与裙档、土建与水电安装、装饰、消防、人防、排污工程等分别组卷。

⑵ 按阶段组卷。主要分为建设前期(立项、规划、征地、基建计划、报建、招投标、工程承包及水文地质勘探等)、设计院(初步设计与技术设计或扩大初步设计、施工图设计)、施工(工程施工全过程)、竣工验收、管理使用5个阶段,每一个阶段视文件材料数量多少组成一卷或多卷。

⑶ 按问题组卷。适用于管理性文件。例如征地拆迁补偿问题,土地登记发证可组成专卷。

⑷ 按专业性质组卷。一般可分建筑、结构、给排水、电气照明、采暖、通风空调等。不同专业分别组卷。如施工图、竣工图。

⑸ 按名称组卷。如工程预、决算专卷、产权、使用权证专卷。

3、卷内文件材料的排列

⑴ 单项工程文件材料少仅组成一个保管单位的,按以下顺序排列:

依据性材料→基础性材料→设计文件→施工文件→竣工验收文件。

⑵ 图样材料的排列

   有图样目录,按目录顺序排列;

   无目录的,一般按图纸内容的主次关系编排。

如基本图在前,详图在后;总体图在前,局部图在后;主要部分在前,次要部分在后;布置图在前,构件图在后。一般的排列顺序是:总体布局图→系统图→平面图(立面图、剖面图)→大样图。

⑶ 文字材料的排列

① 按问题排列:区分不同问题,按问题重要程度、因果关系排列。

② 按时间顺序排列:同一个问题形成的文件,按时间先后顺序排列。

③ 按逻辑关系排列:密不可分的文件材料应依序排列在一起。如批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

⑷ 图文混合材料的排列

一般文字在前,图样在后。但若文字材料是对图样材料进行补充或局部性的一般说明,则文字材料应排在图样材料之后。

   三、编 目

内容包括:编写件号、页号;填写卷内文件目录、备考表、封面、脊背。

1、文件及装订的保管单位内每份文件(单张图纸视为一份文件),必须按顺序编写件号,逐件编写小流水页号;单页文件(单张图纸)不编页号。每份文件须加盖档号章,一般盖在每件首页的右上方,首页如不适宜盖的可加盖在次页或背面适当位置。

2、案卷及装订的保管单位按卷内文件顺序编写大流水页号,不需编写件号和盖档号章。

3、页号编写:不论采用哪一种装订形式,均以有书写内容的页面编写页号,单面书写的编在右下角,双面书写的,正面编在右下角,背面编在左下角。

4、案卷封面、卷内文件目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。

5、如原来编有页号又需重新编号时,应在原编号上画斜线以示原页号作废。

6、填写档号章内容,编写页号,一般用铅笔。

附:基建档案整理方法、分类及保管期限表

序号

条款名称

保管期限

1

可行性研究报告、任务书(项目建设书及批复)

永久

2

施工文件:施工图设计、设计评价鉴定及审批文件

永久

3

工程管理文件:承包合同、协议书、招标、投标文件;  

施工执照;环保、消防、卫生等文件;水、暖、电、煤气供应协议书。

永久

4

施工文件:土地施工文件(开工报告;交工验收记录证明;施工总结、技术总结;竣工报告、竣工验收报告)。

设备及管线安装施工文件:开工报告;中间交工验收记录证明 、工程质量评定;竣工报告、竣工验收报告。

电气、仪表安装施工文件:开工报告;中间交工验收记录、工程质量评定;竣工报告、竣工验收报告。

永久

5

竣工验收报告:项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料、工程现场声像材料、竣工验收会议文件。

永久

6

财务管理:工程概算、预算、决算。

永久

7

有关外单位的重要来往函件

长期

8

基建工作计划、总结

长期

 

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